"Les bons outils font les bons ouvriers"
Quels outils utilisons-nous ? Pour quels usages ?
Petit récapitulatif qui peut vous aider à vous y retrouver et vous donner des idées en fonction de vos besoins. N'hésitez pas à compléter la liste si vous testez de nouveaux outils !
1. Les outils numériques
Les outils numériques permettent de faire vivre une communauté, de partager des documents, de faire des comptes-rendus collectifs, de la gestion de tâches collaborative, etc.
Lorsqu'ils sont bien choisis et intuitifs ils facilitent grandement les interactions et sont des accélérateurs de projets.
Durant sa première année de fonctionnement, Le Clan a expérimenté de nombreux outils numériques, notamment des outils collaboratifs. Vous trouverez ci-dessous ceux qui sont actuellement les plus utilisés par la communauté et qui nous semblent essentiels pour des démarches collaboratives. Nous continuons de tester de nouveaux outils, cette page est vivante.
Les échanges réguliers entre membres sont importants pour créer le collectif et tisser des liens. Nous utilisons principalement Slack pour communiquer entre nous, qu'il s'agisse de discussions sur les projets en cours ou d'échanges informels.
Slack remplace tous les e-mails internes.
Les échanges avec l'extérieur de la communauté (les partenaires, institutions, etc. qui ne sont pas sur Slack) se font à partir de Gmail. Les membres du Clan possèdent une adresse du type prenom@leclan.re.
Notion est un outil collaboratif qui se prend facilement en main. Nous l'utilisons comme base documentaire, pour faire nos compte-rendus de réunion et pour regrouper les informations sur les projets de l'association.
Nous avons très vite ressenti le besoin de mettre en place un agenda partagé pour connaitre les dates des événements, des réunions, vérifier la disponibilité des locaux, etc.
La solution retenue et qui fonctionne bien : Google Agenda
Nous utilisons principalement Google Doc / Google Sheet pour la rédaction des documents collaboratifs : ces outils permettent la coédition simultanée d'un document.
Nous utilisons également Notion à cette fin, notamment pour la rédaction de nos comptes-rendu de réunion.
Les projets et la vie de l'association génèrent de nombreux échanges de documents. Nous utilisons Google drive pour centraliser, stocker ces fichiers.
Nous utilisons des outils de gestion de tâche dans le cadre de plusieurs projets: organiser les projets par équipe, classer les tâches par priorité ou par rôle. Nous utilisons souvent Trello ou le module intégré de gestion de tâches de Notion
Asana est également un outil intéressant avec un système de tags pour lier les tâches entre elles. Il est utilisé par exemple pour le projet PocPoc.
Pour l'organisation et la promotion d’événements, Le Clan dispose d'un compte Eventbrite. Simple d'utilisation, gratuit et esthétique, il présente le net avantage de pouvoir limiter comme on le souhaite le nombre de participants et d'automatiser les rappels aux personnes inscrites. Avec plus de 27 événements publiés sur la première année, l'outil a été bien éprouvé !
Pour les événements payants, nous préférons utiliser HelloAsso puisque celui-ci est gratuit (pas de frais sur les paiements). Les fonctionnalités sont sensiblement les mêmes que pour Eventbrite.
Avec le compte Google nous avons la possibilité d'utiliser Google Meet pour faire des visioconférences. Nous avons quelques grands fans de Zoom également dans l'équipe.
Pour la création de formats visuels de type infographies, affiches, nous utilisons souvent Canva, associé à des banques d'images en ligne gratuites comme Unsplash par exemple. Le petit plus : Canva permet d'élaborer des visuels de façon collaborative. Il n'y a pas de compte Canva du Clan, chacun se créé et utilise son propre compte.
Pour des créations visuelles vidéo: l'outil Vidéoscribe a été testé par Le Clan. Facile à prendre en main, cela nécessite d'avoir un peu de temps devant soi pour concevoir le storyboard etc. Exercice intéressant en équipe !
Nous utilisons Brevo qui nous permet d'envoyer notre newsletter à nos contacts.
Lorsque nous organisons des événements, nous avons pour habitude de solliciter l'avis des participants pour pouvoir nous améliorer. Nous utilisons Google Form.
Remarque : si la plupart des outils est accessible à l'ensemble de la communauté, les personnes qui deviennent membres du Clan accèdent via leur adresse en @leclan.re à de nouvelles fonctionnalités et à des accès réservés.
Nova-Ideo : https://www.nova-ideo.com/ "La fusion du meilleur de la boîte à idées, du portail collaboratif et des outils de communication internes"
Loomio : outil collaboratif qui facilite le brainstorming et la prise de décision en équipe
Cleverstack : outil de décision collaborative permettant de classer et de prioriser les idées
Klaxoon : plateforme participative
Stormboard : outils pour faire des sessions post'it à distance - plusieurs tableaux selon des méthodes d'intelligence collective, méthodes agile
2. Les outils de gouvernance partagée
Prendre des décisions à plusieurs n'est pas toujours facile, nous en faisons l’expérience régulièrement. Les outils listés ci-dessous constituent les bases de notre gouvernance !
Remarque : il est important de se rappeler qu'au delà des outils, c'est également la bonne posture qu'il convient d'adopter pour permettre à l'intelligence collective d'émerger.
3. Les outils d'intelligence collective
La première année d'expérience du Clan a clairement montré la différence entre des réunions dites "classiques" et celles préparées à l'avance par le facilitateur en choisissant l'outil adapté à l'objectif de la rencontre.
Les techniques d'animation favorisent les échanges et la co-construction de projets. Nous sommes convaincus qu'elles sont indispensables pour mener une démarche collaborative et qu'elles font la différence !
Cette rubrique sera complétée prochainement !
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4. Les outils de communication relationnelle
Parce que communiquer est indispensable pour collaborer, nous avons à cœur de monter en compétences sur toutes les techniques qui permettent de mieux se comprendre et de mieux comprendre l'autre.
La communication non violente de Marshall B. Rosenberg fait partie des outils de base du Clan.
Plusieurs membres sont formés-certifiés à ce processus et un groupe de pratique a vu le jour le 11 juin 2020. Plus d'informations sur ce groupe et sur le contenu de nos sessions de pratique par ici :
Et pour aller plus loin sur la CNV la documentation est extrêmement riche sur Internet, quelques références ci-dessous :
5. Les techniques d'agilité
Les techniques d'agilité permettent d'avancer par petits pas en étant en permanence à l'écoute des besoins de l'écosystème du projet.
Cette rubrique sera complétée prochainement !