Les outils du Clan
🔧

Les outils du Clan

"Les bons outils font les bons ouvriers"

Quels outils utilisons-nous ? Pour quels usages ?

Petit récapitulatif qui peut vous aider à vous y retrouver et vous donner des idées en fonction de vos besoins. N'hésitez pas à compléter la liste si vous testez de nouveaux outils !

1. Les outils numériques

Les outils numériques permettent de faire vivre une communauté, de partager des documents, de faire des comptes-rendus collectifs, de la gestion de tùches collaborative, etc.

Lorsqu'ils sont bien choisis et intuitifs ils facilitent grandement les interactions et sont des accélérateurs de projets.

Durant sa premiÚre année de fonctionnement, Le Clan a expérimenté de nombreux outils numériques, notamment des outils collaboratifs. Vous trouverez ci-dessous ceux qui sont actuellement les plus utilisés par la communauté et qui nous semblent essentiels pour des démarches collaboratives. Nous continuons de tester de nouveaux outils, cette page est vivante.

Espace d'échanges de la communauté

Les échanges réguliers entre membres sont importants pour créer le collectif et tisser des liens. Nous utilisons principalement Slack pour communiquer entre nous, qu'il s'agisse de discussions sur les projets en cours ou d'échanges informels.

Slack remplace tous les e-mails internes.

Slack du Clan
Slack du Clan
Echanges avec l'extérieur

Les échanges avec l'extérieur de la communauté (les partenaires, institutions, etc. qui ne sont pas sur Slack) se font à partir de Gmail. Les membres du Clan possÚdent une adresse du type prenom@leclan.re.

Gmail
Gmail
Information sur les projets en cours, compte-rendus de réunion, base documentaire

Notion est un outil collaboratif qui se prend facilement en main. Nous l'utilisons comme base documentaire, pour faire nos compte-rendus de réunion et pour regrouper les informations sur les projets de l'association.

Notion
Notion
Agenda partagé

Nous avons trÚs vite ressenti le besoin de mettre en place un agenda partagé pour connaitre les dates des événements, des réunions, vérifier la disponibilité des locaux, etc.

La solution retenue et qui fonctionne bien : Google Agenda

Google Agenda
Google Agenda
Planification de rendez-vous

Pas toujours facile de trouver une date pour un événement ou une réunion de travail. Nous utilisons le plus souvent Framadate - logiciel libre rendant un service équivalent à Doodle.

RĂ©daction collaborative de documents

Nous utilisons principalement Google Doc / Google Sheet pour la rédaction des documents collaboratifs : ces outils permettent la coédition simultanée d'un document.

Nous utilisons également Notion à cette fin, notamment pour la rédaction de nos comptes-rendu de réunion.

Partage de documents

Les projets et la vie de l'association génÚrent de nombreux échanges de documents. Nous utilisons Google drive pour centraliser, stocker ces fichiers.

Drive d'Ă©quipe
Drive d'Ă©quipe
Gestionnaire de tĂąches collaboratif

Nous utilisons des outils de gestion de tùche dans le cadre de plusieurs projets: organiser les projets par équipe, classer les tùches par priorité ou par rÎle. Nous utilisons souvent Trello ou le module intégré de gestion de tùches de Notion

Asana est également un outil intéressant avec un systÚme de tags pour lier les tùches entre elles. Il est utilisé par exemple pour le projet PocPoc.

Organisation d’évĂ©nements

Pour l'organisation et la promotion d’évĂ©nements, Le Clan dispose d'un compte Eventbrite. Simple d'utilisation, gratuit et esthĂ©tique, il prĂ©sente le net avantage de pouvoir limiter comme on le souhaite le nombre de participants et d'automatiser les rappels aux personnes inscrites. Avec plus de 27 Ă©vĂ©nements publiĂ©s sur la premiĂšre annĂ©e, l'outil a Ă©tĂ© bien Ă©prouvĂ© !

Pour les Ă©vĂ©nements payants, il est prĂ©fĂ©rable d'utiliser HelloAsso puisque celui-ci est gratuit (pas de frais sur les paiements). Les fonctionnalitĂ©s sont sensiblement les mĂȘmes que pour Eventbrite.

Outils de visioconférence

Avec le compte Google nous avons la possibilité d'utiliser Google Meet pour faire des visioconférences. Nous avons quelques grands fans de Zoom également dans l'équipe.

Créations visuelles

Pour la création de formats visuels de type infographies, affiches, nous utilisons souvent Canva, associé à des banques d'images en ligne gratuites comme Unsplash par exemple. Le petit plus : Canva permet d'élaborer des visuels de façon collaborative. Il n'y a pas de compte Canva du Clan, chacun se créé et utilise son propre compte.

Pour des créations visuelles vidéo: l'outil Vidéoscribe a été testé par Le Clan. Facile à prendre en main, cela nécessite d'avoir un peu de temps devant soi pour concevoir le storyboard etc. Exercice intéressant en équipe !

Élaboration et envoi de la newsletter, de formulaires de feedbacks

Nous utilisons MailChimp qui nous permet d'envoyer notre newsletter Ă  nos contacts.

Lorsque nous organisons des événements, nous avons pour habitude de solliciter l'avis des participants pour pouvoir nous améliorer. Nous utilisons Google Form.

Remarque : si la plupart des outils est accessible à l'ensemble de la communauté, les personnes qui deviennent membres du Clan accÚdent via leur adresse en @leclan.re à de nouvelles fonctionnalités et à des accÚs réservés.

Outils numériques à tester. Et à adopter ?

Nova-Ideo : https://www.nova-ideo.com/ "La fusion du meilleur de la boßte à idées, du portail collaboratif et des outils de communication internes"

Loomio : outil collaboratif qui facilite le brainstorming et la prise de décision en équipe

Cleverstack : outil de décision collaborative permettant de classer et de prioriser les idées

Klaxoon : plateforme participative

Stormboard : outils pour faire des sessions post'it à distance - plusieurs tableaux selon des méthodes d'intelligence collective, méthodes agile

2. Les outils de gouvernance partagée

Prendre des dĂ©cisions Ă  plusieurs n'est pas toujours facile, nous en faisons l’expĂ©rience rĂ©guliĂšrement. Les outils listĂ©s ci-dessous constituent les bases de notre gouvernance !

Prise de décision par consentement
Election sans candidat
RĂ©unions de triage

🎯
Mini-Mooc : La Gouvernance Partagée expliquée de façon simple et progressive

Remarque : il est important de se rappeler qu'au delĂ  des outils, c'est Ă©galement la bonne posture qu'il convient d'adopter pour permettre Ă  l'intelligence collective d'Ă©merger.

3. Les outils d'intelligence collective

La premiÚre année d'expérience du Clan a clairement montré la différence entre des réunions dites "classiques" et celles préparées à l'avance par le facilitateur en choisissant l'outil adapté à l'objectif de la rencontre.

Les techniques d'animation favorisent les échanges et la co-construction de projets. Nous sommes convaincus qu'elles sont indispensables pour mener une démarche collaborative et qu'elles font la différence !

Cette rubrique sera complétée prochainement !

Apprendre Ă  se connaĂźtre

Cette rubrique sera complétée prochainement !

Élaborer la vision, la raison d’ĂȘtre d'un projet

Cette rubrique sera complétée prochainement !

Faire une session de créativité
Analyser une situation
Prioriser, prendre des décisions

Cette rubrique sera complétée prochainement !

Construire un plan d'action

Cette rubrique sera complétée prochainement !

Innover, trouver des solutions

Cette rubrique sera complétée prochainement !

Faire une rétrospective, un debrief

🎹
Focus sur la facilitation graphique

âŹ‡ïž

Proposition de catalogage des outils d'intelligence collective via une base de données

Les outils d'intelligence collective du Clan

4. Les outils de communication relationnelle

Parce que communiquer est indispensable pour collaborer, nous avons Ă  cƓur de monter en compĂ©tences sur toutes les techniques qui permettent de mieux se comprendre et de mieux comprendre l'autre.

La communication non violente de Marshall B. Rosenberg fait partie des outils de base du Clan.

Plusieurs membres sont formés-certifiés à ce processus et un groupe de pratique a vu le jour le 11 juin 2020. Plus d'informations sur ce groupe et sur le contenu de nos sessions de pratique par ici :

Et pour aller plus loin sur la CNV la documentation est extrĂȘmement riche sur Internet, quelques rĂ©fĂ©rences ci-dessous :

5. Les techniques d'agilité

Les techniques d'agilité permettent d'avancer par petits pas en étant en permanence à l'écoute des besoins de l'écosystÚme du projet.

Cette rubrique sera complétée prochainement !