"Les bons outils font les bons ouvriers"
Quels outils utilisons-nous ? Pour quels usages ?
Petit récapitulatif qui peut vous aider à vous y retrouver et vous donner des idées en fonction de vos besoins.
Les outils de gouvernance partagée
Prendre des décisions à plusieurs n'est pas toujours facile, nous en faisons l’expérience régulièrement. Les outils listés ci-dessous constituent les bases de notre gouvernance !
Prise de décision par consentementElection sans candidatRéunions de triageMini-Mooc : La Gouvernance Partagée expliquée de façon simple et progressiveRemarque : il est important de se rappeler qu'au delà des outils, c'est également la bonne posture qu'il convient d'adopter pour permettre à l'intelligence collective d'émerger.
Les outils numériques
Les outils numériques permettent de faire vivre une communauté, de partager des documents, de faire des comptes-rendus collectifs, de la gestion de tâches collaborative, etc.
Lorsqu'ils sont bien choisis et intuitifs ils facilitent grandement les interactions et sont des accélérateurs de projets.
Depuis sa création, Le Clan a expérimenté de nombreux outils numériques collaboratifs. Vous trouverez ci-dessous ceux qui sont actuellement les plus utilisés par la communauté et qui nous semblent essentiels pour des démarches collaboratives. Nous continuons de tester de nouveaux outils, cette page est vivante.
Espace d'échanges de la communauté
Les échanges réguliers entre membres sont importants pour créer le collectif et tisser des liens. Nous utilisons principalement /w=1920,quality=90,fit=scale-down)
Echanges avec l'extérieur
Les échanges avec l'extérieur de la communauté (les partenaires, institutions, etc. qui ne sont pas sur Slack) se font à partir de 
Documentation
Nous utilisons 
Agenda partagé
Nous avons très vite ressenti le besoin de mettre en place un agenda partagé pour connaitre les dates des événements, des réunions, vérifier la disponibilité des locaux, etc. Nous utilisons 
Planification de rendez-vous
Pas toujours facile de trouver une date pour un événement ou une réunion de travail. Nous utilisons le plus souvent Framadate - logiciel libre rendant un service équivalent à Doodle.
Parfois un simple “sondage emojis” sur Slack peut suffire.
Rédaction collaborative de documents
Nous utilisons principalement Google Doc / Google Sheet pour la rédaction des documents collaboratifs : ces outils permettent la coédition simultanée d'un document.
Nous utilisons également Notion à cette fin, notamment pour la rédaction de nos comptes-rendu de réunion.
Partage de documents
Les projets et la vie de l'association génèrent de nombreux échanges de documents. Nous utilisons 
Gestion de projets
Nous utilisons
Organisation d’événements
Nous avons quelques temps utilisé Eventbrite pour l'organisation et la promotion d’événements. Simple d'utilisation, gratuit et esthétique, il présente le net avantage de pouvoir limiter comme on le souhaite le nombre de participants et d'automatiser les rappels aux personnes inscrites. Avec plus de 27 événements publiés sur la première année, l'outil a été bien éprouvé !
Pour les événements payants, nous préférons utiliser HelloAsso puisque celui-ci est gratuit (pas de frais sur les paiements). Les fonctionnalités sont sensiblement les mêmes que pour Eventbrite.
Outils de visioconférence
Avec notre compte Google Workspace nous avons la possibilité d'utiliser Google Meet pour faire des visioconférences. Nous avons également quelques fans de Zoom ou encore de Jitsi dans l'équipe.
Newsletter
Nous utilisons Brevo pour gérer notre liste de contacts et leur envoyer régulièrement notre newsletter.
Créations visuelles
Pour la création de formats visuels de type infographies, affiches, nous utilisons Canva, associé à des banques d'images en ligne gratuites comme Unsplash par exemple. Canva permet d'élaborer des visuels de façon collaborative. Nous avons un compte premium pour le Clan qui nous permet une grande créativité.
Formulaires
Lorsque nous organisons des événements, nous avons pour habitude de solliciter l'avis des participants pour pouvoir nous améliorer. Nous utilisons Google Form ou parfois Tally pour créer des formulaires de feedbacks.
Automatisations
Nous utilisons Make pour créer des automatisations entre nos différents services numériques, afin de créer de la transparence et du pouvoir d’agir pour les membres.
Par exemple, tous les membres sont notifiés sur un canal Slack pour chaque transaction bancaire réalisée sur notre banque en ligne Qonto.
Remarque : si la plupart des outils est accessible à l'ensemble de la communauté, les personnes qui deviennent membres du Clan accèdent via leur adresse en @leclan.re à de nouvelles fonctionnalités et à des accès réservés.
Les outils d'intelligence collective
L’expérience du Clan a clairement montré la différence entre des réunions dites "classiques" et celles préparées à l'avance par le facilitateur en choisissant l'outil adapté à l'objectif de la rencontre.
Les techniques d'animation favorisent les échanges et la co-construction de projets. Nous sommes convaincus qu'elles sont indispensables pour mener une démarche collaborative et qu'elles font la différence !
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Escape Game collaboratif pour résoudre un problème complexe
Les outils de communication relationnelle
Parce que communiquer est indispensable pour collaborer, nous avons à cœur de monter en compétences sur toutes les techniques qui permettent de mieux se comprendre et de mieux comprendre l'autre.
La communication non violente de Marshall B. Rosenberg fait partie des outils de base du Clan.
Plusieurs membres sont formés-certifiés à ce processus et un groupe de pratique a vu le jour le 11 juin 2020.
Et pour aller plus loin sur la CNV la documentation est extrêmement riche sur Internet, quelques références ci-dessous :
Les techniques d’agilité
Les techniques d'agilité permettent d'avancer par petits pas en étant en permanence à l'écoute des besoins de l'écosystème du projet.
Cette rubrique sera complétée prochainement !