Les réunions de triage sont à mener tout au long de la vie d'une action. Elles permettent d'exposer les tensions, de partager des informations entre membres. Elles sont très importantes pour éviter les frustrations et non-dits qui émergent naturellement au sein d'un groupe dès qu'on commence à faire ensemble.
Pour être efficaces, elles doivent être limitées dans le temps. Il est recommandé de ne pas dépasser 1 heure de réunion. La fréquence de ces réunions est à adapter au projet: elle peut évoluer au fil du temps.
Ci-dessous une proposition de déroulé pour ces réunions.
Introduction
Le groupe désigne qui prend le rôle de Facilitation pour la réunion
Le groupe désigne qui prend le rôle de Mémoire pour la réunion
La Facilitation annonce l'intention de la réunion
Tour de connexion
À tour de rôle, chaque participant annonce son niveau de présence au service de l'intention de la réunion. Cette étape permet au groupe d'avoir un aperçu du niveau de présence de chacun, de son humeur, de ses contrariétés personnelles, etc. Les réactions ne sont pas autorisées.
Revue des actions / projets
La Mémoire rappelle les actions prises lors de la réunion précédente. Pour chaque action, la personne concernée indique si l’action a été réalisée ou non (sans argumenter).
Puis à tour de rôle, chaque personne expose les actions qu’elle a réalisé depuis la dernière réunion, en précisant à chaque fois depuis quel rôle elle s’exprime.
Cela peut également prendre la forme d’un tour de gratitudes : à tour de rôle, chaque personne peut exprimer une gratitude en lien avec le projet (une avancée importante, un apprentissage, un soutien apporté par un autre membres, etc.)
Élaboration de l'ordre du jour et discussion des points
La Facilitation dresse l’ordre du jour de la réunion de triage en demandant à tous les participants les points qu'ils souhaitent voir traités. L’ordre du jour peut être enrichi au fil de la réunion par chacun en informant la Mémoire.
Les points, communément appelés Tensions peuvent par exemple être :
- Une demande d'information
- Une information à donner
- Une proposition d'action
- Un point de blocage à faire remonter
La Facilitation traite les points de l’ordre du jour en invitant la personne qui a apporté le point à engager un échange avec les autres participants jusqu’à ce qu’une piste pour résoudre la Tension soit identifiée.
Si des décisions ou des actions sont acceptées lors de ces discussions, la Mémoire est chargée de les enregistrer.
La Facilitation doit tenter de laisser du temps pour traiter chaque point de l’ordre du jour au cours de la réunion, et pour ce faire, il peut interrompre le traitement d’un point qui prendrait plus de temps que la juste part qui lui revient compte-tenu du temps restant.
Si une décision doit être prise, la Facilitation met en place le processus de décision par consentement.
Si un rôle doit être affecté, la Facilitation met en place le processus d’élection sans candidat.
Remarque: chaque participant peut décider, s'il trouve cela utile pour le groupe, de faire un point sur l'avancée d'une action dont il a la responsabilité. Toutefois, ces partages ne doivent pas occuper une part trop importante de la réunion qui a plutôt vocation à soulever et résoudre les tensions des membres. Chaque membre du Cercle peut également demander explicitement des nouvelles d’une action spécifique.
Programmation de la prochaine rencontre
La Facilitation propose aux participants de fixer ensemble la date de la prochaine réunion
Tour de déconnexion
À tour de rôle, chaque participant raconte comment il a vécu cette réunion, avec quoi il repart et peut proposer des axes d'amélioration à la Facilitation.