Le présent Playbook - qui fait office de règlement intérieur de l'Association Le Clan - a été validé et approuvé par le Cercle Cœur du 28 mars 2024.

C’est quoi ce Playbook ?

Ce Playbook est le guide de référence pour tous les membres et amis du Clan qui donne tous les renseignements nécessaires concernant les valeurs, la raison d’être, les missions, les règles de fonctionnement et le mode de gouvernance du Clan.

En partageant en toute transparence ce Playbook, nous souhaitons inspirer d'autres personnes à rejoindre notre mouvement.

Constitution du Playbook

Ce Playbook complète les statuts de l’association “Le Clan”

Il est établi et modifié par l’Assemblée Vivante.

Le présent Playbook annule et remplace toute version antérieure.

Qu’est-ce que le Clan ?

Le Clan est une communauté de personnes impliquées à faire bouger les lignes, portées par des valeurs de bienveillance, de confiance et de partage, et par la volonté de grandir et de faire grandir ensemble.

Convaincu que l’être humain est bon et que les organisations ont un impact sur notre vie personnelle, sur la société et sur le monde, le Clan s’est donné comme raison d’être d'expérimenter le faire et l’être ensemble au service d’une transition vers un monde plus respectueux du vivant.

Le Clan met en place des actions afin d’inspirer, d’accompagner et de rendre autonomes les individus et organisations engagés dans une démarche de transformation individuelle et collective vers une organisation plus respectueuse de l’humain et de son environnement.

Le Clan aspire à devenir un écosystème vivant de personnes et d’organisations qui expérimentent, qui apprennent et qui se développent ensemble pour construire une société plus humaine, plus éveillée et plus à l’écoute de son environnement.

Les valeurs du Clan

• Bienveillance

Nous croyons que travailler dans un climat de bienveillance, de respect et de bonne volonté est obligatoire tant pour le bien-être professionnel que pour l’efficacité.

• Confiance

Nous savons qu’un climat de confiance et de transparence est à la base de toute grande réussite collective. Nous ne voyons aucune valeur dans la gestion par le contrôle et la surveillance.

• Partage

Nous voulons le succès ensemble et nous voulons être entourés par des gens qui partagent la même mentalité. Plutôt que la concurrence, la dissimulation et la réussite personnelle, nous valorisons la coopération, le partage et la réussite collective.

• Volonté de grandir et de faire grandir

L’humilité et la volonté de grandir ensemble sont des valeurs importantes. Nous avons toujours plus à apprendre, quel que soit notre niveau d’expertise.

• Plénitude

Nous avançons l'idée qu'un individu est une seule et même personne dans sa vie professionnelle ou dans sa vie privée et que les organisations ne doivent pas le contraindre à "porter un masque", à renier ses valeurs, à mentir sur sa personnalité pour être accepté.

• 1. Modèle de gouvernance
• Les fondements de la gouvernance partagée
• Le fonctionnement en Cercles et Rôles
• Le Cercle
• Le Rôle
• Cercle et Rôles
• Création de Cercle
• Les prises de décisions
• La prise de décision par consentement (Gestion Par Consentement : GPC)
• L’élection sans candidat
• 2. La gouvernance du Clan
• Les Rôles Structurels
• Rôle Lien
• Rôle Mémoire
• Rôle Facilitation
• L’Assemblée Vivante
• Définition
• Composition
• Raison d’être
• Périmètre d’autorité
• Rôles structurels
• Rôle fonctionnel obligatoire
• Fonctionnement
• Devoirs du membre
• Droits du membre
• Devenir membre
• Départ d’un membre
• Le Forum
• Définition
• Composition
• Raison d’être
• Périmètre d’autorité
• Rôles structurels
• Fonctionnement
• Les Cercles
• Définition
• Création
• Composition
• Nom et Raison d’être
• Périmètre d’autorité
• Rôles structurels
• Fonctionnement
• Les Dynamiques
• Définition
• Création
• Composition
• Nom et Raison d’être
• Périmètre d’autorité
• Rôles structurels
• Fonctionnement
• Limitations
• 3. Comment s’impliquer au Clan ?
• En s’impliquant dans l’action
• Les Curieux
• Les Membres de l’Assemblée Vivante
• En soutenant financièrement
• Annexes
• Annexe 1 : La prise de décision par consentement (GPC)
• 0 - Point étudié
• 0 - Ecoute du Centre
• 0 - Elaboration de la proposition argumentée
• 1 - Présentation de la proposition écrite
• 2 - Clarifications
• 3 - Ressentis
• 4 - Amendement
• 5 - Objections
• 6 - Bonifications
• 7 - Célébration
• Annexe 2 : L’élection sans candidat
• 0 - Définir la fonction
• 0 - Définir le mandat
• 0 - Définir les critères de choix
• 1 - Voter
• 2 - Dépouiller
• 3 - Report de voix
• 4 - Proposition
• 5 - Objections
• 6 - Bonification
• 7 - Célébration
• Annexe 3 : Règle de crédit accordé par le Clan

1. Modèle de gouvernance

Cette partie constitue à la fois un lexique (avec des notions qui permettent de comprendre la gouvernance partagée) ainsi qu'un détail des processus utilisés par Le Clan. La suite du Playbook fait référence à ces notions et processus.

Les fondements de la gouvernance partagée

L’esprit général de cette gouvernance repose sur la coopération et vise à développer la participation, l’autonomie et la co-responsabilité.

Elle tend à :

• Décentraliser les pouvoirs et les responsabilités, et à encourager la responsabilité individuelle envers les objectifs communs, renforçant ainsi le sentiment d'appartenance et d'engagement au sein de la communauté ;
• Promouvoir l'inclusion et la participation active en offrant des espaces où chaque voix peut être entendue, indépendamment de la diversité des opinions et des besoins ;
• Encourager la responsabilité partagée envers les décisions prises, renforçant ainsi l'engagement de chacun envers le bien commun.
• Promouvoir la transparence des processus décisionnels pour favoriser la confiance et la compréhension mutuelle ;
• Établir des mécanismes efficaces de communication et de partage d'informations pour garantir une circulation fluide des données pertinentes ;
• Mettre en place des systèmes de gestion des conflits pour résoudre les différends de manière équitable et constructive.

Le fonctionnement en Cercles et Rôles

Le Cercle

Le Cercle est une instance où se prennent des décisions et des actions, et contribue à la réalisation de la raison d’être de l’Organisation. Au sein d’un Cercle, les personnes ont un pouvoir équivalent.

Le fonctionnement en Cercle permet de :

• Proposer une alternative au mode de gouvernance pyramidale classique constitué d'une combinaison plus ou moins formelle de votes majoritaires et de décisions autocratiques ;
• Favoriser la mise en œuvre de processus de démocratie participative et directe au sein desquels l'initiative et le pouvoir se distribuent de manière équitable ;
• Développer des espaces de coopération et de collaboration plutôt que des espaces dominés par la compétition ;
• Favoriser l'écoute, l’expression de chacun et ainsi le dialogue ;
• Développer la créativité ;
• Co-construire des décisions et des projets grâce à des processus visant le développement de l'intelligence et de la sagesse collective.

Des phases de concertations et d’échanges en amont des réunions de Cercle encouragent l’implication et la responsabilité de chacun au sein de l’organisation et facilitent la mise en œuvre des décisions avec plus d’unité et de puissance.

Un « Cercle » est une entité organisationnelle dotée des éléments constitutifs suivant :

• Un Nom = il permet d’identifier le Cercle de manière univoque
• Une Raison d’être = c’est ce qui manquerait à l’organisation s’il n’existait pas. Elle désigne une capacité, un potentiel ou un but inaccessible que le Cercle va poursuivre ou manifester. Elle est souvent composée de 2 dimensions :
• La Vision, c’est répondre à la question du “pourquoi”, pour s’aider à la déterminer on peut imaginer un monde où le Cercle n’aurait plus de raisons d’exister.
• La Mission, c’est la question du “quoi”, en d’autres termes, qu’est-ce que le Cercle met en place pour atteindre sa vision.
• Un Périmètre d’autorité composé :
• d’un ou de plusieurs Domaines, qui sont des choses que le Cercle est le seul à pouvoir contrôler et réglementer. Ce sont les endroits où seul le Cercle est en droit d’intervenir, où il est le seul à pouvoir contrôler et réglementer.
• d’une de de plusieurs Redevabilités = c’est ce qui est attendu de ce Cercle.

Dans son Périmètre d’autorité, le Rôle est souverain pour décider seul des actions à mener, de comment les mener et des stratégies à adopter pour satisfaire à ses redevabilités et réaliser sa raison d’être. À moins qu’explicitement interdit, le Cercle est autorisé à tout mettre en œuvre pour exprimer sa raison d’Être et ses Redevabilités.

Le Rôle

Un Rôle n’est pas une personne, une personne incarne un Rôle.

Un « Rôle » est une entité organisationnelle à l’intérieur d’un Cercle. Tout comme ce dernier, le Rôle a sa propre raison d’être et son Périmètre d’autorité. Les éléments de définition qui le compose sont donc :

• Un Nom
• Une Raison d’être
• Un Périmètre d’Autorité :
• Un ou plusieurs Domaines
• Une ou plusieurs Redevabilités

Bien qu’il soit recommandé de n’affecter qu’une seule personne sur un Rôle à la fois, il est possible d’en affecter plusieurs, tant que cela ne réduit pas la clarté sur qui doit mettre en œuvre les Redevabilités et exercer les autorités du Rôle dans les situations courantes. Dans ce cas-là, des focus sont définis pour déterminer qui a priorité sur quoi.

On distingue 2 types de Rôles :

Cercle et Rôles

Un Cercle peut contenir des Rôles et/ou des cercles en vue de réaliser sa Raison d’Être, de contrôler ses Domaines et de mettre en œuvre ses Redevabilités.

Le Cercle contient les Rôles Structurels suivants :

• Le Faciliateur : anime les réunions et est garant des processus
• Le Secrétaire : consigne la réunion et tient les registres
• Le Premier Lien : Ce Rôle hérite de la raison d’être, des domaines et des redevabilités du cercle créé. Il est désigné par le “cercle parent” et fait le lien entre ce cercle et le cercle créé. Il est membre des 2 cercles.
• Le Second Lien : Désigné par le cercle créé, il fait le lien entre ce cercle et “le cercle parent”. Il est membre des 2 cercles

Chaque Rôle Structurel est affecté à un membre du Cercle, par les membres du Cercle, grâce au processus d’élection sans candidat.

Il est recommandé (pour éviter qu'une personne ait trop de pouvoirs et de responsabilités) que le Premier Lien ne soit pas également Facilitateur et/ou Secrétaire.

D’autres Rôles (dit fonctionnels) peuvent être définis au sein du Cercle. Si un Rôle est vacant, le Premier Lien du Cercle est réputé remplir ce Rôle.

Lorsqu’il est nécessaire que plusieurs personnes participent de manière structurée à la réalisation d’un Rôle, le Rôle peut devenir un sous-cercle.

Création de Cercle

La création d’un Cercle et de son périmètre d’autorité se valide dans le “Cercle parent”. Ce Cercle se dote obligatoirement d’un Rôle “Premier Lien”. Ce nouveau Cercle ne peut pas ajouter des Redevabilités ou d’autres fonctions à son propre Rôle Premier Lien, ni modifier la Raison d’Être dudit Rôle, ni supprimer complètement le Rôle.

Les prises de décisions

• Définition et modification des Rôles au sein du Cercle : le processus de « Décision par consentement »
• Affectation à un Rôle : le processus d’« Élection sans candidat »

Le processus de « décision par consentement » est à privilégier dans les prises de décisions.

La prise de décision par consentement (Gestion Par Consentement : GPC)

Le processus de décision par consentement consiste à prendre des décisions avec zéro objection, en tenant compte au mieux des contributions individuelles, à minima des limites de ceux qui devront vivre avec la décision et/ou la mettre en œuvre.

Il permet d’inclure tous les membres d’un Cercle dans une décision qui concerne le Cercle et dont tous seront ensuite solidaires dans la mise en œuvre. Une décision n’est prise par un Cercle que si elle recueille le consentement de tous, c’est-à-dire si personne n’a d’objection à sa validation.

Le processus de décision par consentement est défini en Annexe 1 et est incarné par un Facilitateur.

L’élection sans candidat

L’élection sans candidat permet de faire des choix pour l’attribution de Rôles ou de fonctions au sein du Cercle.

Elle peut aussi servir à faire tout autre choix (options stratégiques, sujets prioritaires à aborder…) pour lequel plusieurs options se présentent, en bénéficiant de l’avis de tous.

L’élection sans candidat s’appuie sur le processus de décision par consentement.

Les personnes ainsi choisies par consentement pour un Rôle ont la confiance de leur Cercle.

L’élection sans candidat est définie dans le processus détaillé en Annexe 2 et est incarnée par un Facilitateur.

2. La gouvernance du Clan

Notre gouvernance est vivante, elle ne doit pas devenir une contrainte, mais servir le collectif en évoluant en fonction de la réalité et des tensions qui apparaissent.

À sa création en décembre 2018, l'association s’est inspirée de la Sociocratie et de l'Holacracy pour créer son modèle de gouvernance. La réalité du monde associatif avec sa diversité de typologie d'acteurs (dirigeants, bénévoles, salariés…), leurs différents niveaux d'engagements et les contraintes légales nous ont poussé à imaginer notre propre gouvernance tout en préservant l'esprit de la gouvernance partagée.

Le Clan est un organisme vivant, composé d’organes autonomes et interdépendants :

• l’Assemblée Vivante : le principal organe décisionnel qui réunit l’ensemble des membres et englobe tous les autres organes
• le Forum : un organe qui permet le lien, les discussions et les échanges d’informations entre les autres organes
• plusieurs Cercles : des organes répondants à des besoins manifestes, ayant une grande autonomie d'actions sur leur périmètre d’autorité respectif
• plusieurs Dynamiques : des organes informels et expérimentaux répondants à des besoins émergents, ayant une autonomie et un périmètre d’autorité plus limités que les Cercles

Chaque organe est composé de Rôles (besoins) qui sont énergisés par des membres (personnes physiques).

Les Rôles Structurels

Rôle Lien

Dans notre réalité associative, nous avons remarqué qu’il est compliqué d'avoir un Premier Lien et un Second Lien par Cercle, pour des raisons de disponibilité limitée des bénévoles. Ayant conscience de l'importance de ces doubles liens, nous avons décidé d’expérimenter une gouvernance avant un seul Lien par Cercle, qui est un mélange entre les Premier Lien et Second Lien.

C'est le Cercle (ou Dynamique) qui élit son propre Lien en élection sans candidat.

Voici les caractéristiques du Lien :

• Raison d’être : Hérite de la raison d’être de son Cercle (ou Dynamique)
• Domaines :
• Hérite des domaines de son Cercle (ou Dynamique)
• Les modalités d’affectation des Rôles
• Redevabilités :
• Hérite des redevabilités de son Cercle (ou Dynamique)
• Suivre l’adéquation entre les Rôles et les membres qui y sont affectés, offrir du feedback aux membres du Cercle (ou Dynamique) pour améliorer cette adéquation
• Éliminer au sein du Cercle (ou Dynamique) les contraintes qui limitent la manifestation de sa raison d’être ou la mise en œuvre de ses redevabilités
• Faire circuler les tensions pertinentes entre ce Cercle (ou Dynamique) et le Forum (dans les deux sens)
• Donner de la visibilité au Forum sur la santé du Cercle (ou Dynamique), y compris rendre compte de tout indicateur assigné au Cercle (ou Dynamique)

Rôle Mémoire

Voici les caractéristiques de la Mémoire :

• Raison d'être : Un journal de bord du Cercle (ou Dynamique) actualisé et accessible
• Domaines :
• Le journal de bord du Cercle (ou Dynamique) qui contient notamment :
• la liste des membres
• l’affectation des Rôles
• les comptes rendus de réunion
• le journal des décisions
• les règles de fonctionnement
• l’inventaire des propriétés matérielles et immatérielles
• Redevabilités :
• Expliquer les documents sur demande (Statuts, Playbook, Règles spécifiques du Cercle…)

Rôle Facilitation

Voici les caractéristiques de la Facilitation :

• Raison d'être : Des conditions favorables à la tenue des réunions qui se déroulent selon des pratiques de gouvernance et d’opérations du Cercle (ou Dynamique) alignées avec nos valeurs
• Domaines :
• Dates et lieux des réunions
• Redevabilités :
• Faciliter les réunions du Cercle (ou Dynamique)
• Organiser les réunions du Cercle (ou Dynamique) et informer tous les membres des dates et lieux
• Mobiliser les membres du Cercle (ou Dynamique)

L’Assemblée Vivante

Définition

L’Assemblée Vivante est considérée comme un organe englobant tous les autres organes que sont les Cercles et les Dynamiques.

Elle dispose d’un Nom, d’une Raison d’être, d’un Périmètre d’autorité, de Rôles et de Membres.

Elle ne dispose cependant pas de Lien.

Composition

L’Assemblée Vivante est composée de personnes physiques (ses membres) qui décident ET qui agissent au sein des Cercles et Dynamiques.

Raison d’être

L’Assemblée Vivante hérite de la raison d’être du Clan, qui à ce jour est la suivante : Expérimenter le faire et l’être ensemble au service d’une transition vers un monde plus respectueux du vivant.

Périmètre d’autorité

Domaines

• Statuts et Playbook de l’association
• Vision, Mission, Valeurs, Raison d’être et Focus du Clan
• Tout le patrimoine matériel ou immatériel de l’association n’ayant pas été affecté à un Cercle

Redevabilités

Les redevabilités de l’Assemblée Vivante sont les suivantes :

• Valider les rapports d’activités et rapports financiers annuels
• Assurer toutes les fonctions obligatoires de l’association n’ayant pas été déléguées à un Cercle

Rôles structurels

Lien

Ce Cercle ne dispose pas de Rôle Lien.

Facilitation et Mémoire

Il est recommandé d’affecter les rôles Facilitation et Mémoire pour que les réunions et process de gouvernance partagée se déroulent au mieux.

Rôle fonctionnel obligatoire

Représentant

Raison d'être : Représenter l'association auprès des instances externes pour préserver l'intégrité et la pérennité de son existence légale.

Domaines :

• Signature sur les documents officiels (contrats, demandes de subventions)

Redevabilités :

• Représenter l'association de façon officielle et signer les documents officiels

Fonctionnement

Convocation et ordre du jour

L’Assemblée Vivante se réunit au moins une fois par an.

La Facilitation transmet l’invitation (et l’ordre du jour, le cas échéant) à l’ensemble des membres de l’Assemblée Vivante au moins sept jours avant la date fixée.

La Facilitation assure la bonne tenue de la rencontre.

Modes de décision

Les Rôles sont affectés par élection sans candidat et les décisions majeures sont prises en décision par consentement. La majorité des 2/3 est le processus retenu en cas d’échec de ces processus ou lorsque les conditions, notamment le nombre élevé de participants, ne permettent pas ces processus.

Comptes rendus

Les comptes rendus sont rédigés par la Mémoire qui les met à disposition et assure leur diffusion aux membres de l’Assemblée Vivante.

Y sont consignés obligatoirement :

• La date
• Les personnes présentes
• Les actions et les décisions prises

Devoirs du membre

Être membre de l’Assemblée Vivante, c’est s’engager à :

• Prendre connaissance des Statuts du Clan et du présent Playbook, et à les respecter
• Adhérer à la raison d'être et aux valeurs du Clan
• Contribuer activement sur au moins un Cercle ou une Dynamique (prendre des actions, apporter des points de tension, prendre soin des liens …)
• Être proactif dans sa montée en compétences sur les sujets en lien avec la vie associative (notamment : intelligence collective, gouvernance partagée, agilité, outils numériques, Communication NonViolente, médiation, gestion administrative)
• Participer aux réunions de l’Assemblée Vivante autant que possible
• Lire les comptes-rendus des réunions, d’autant plus en cas d’absence
• Donner son avis (argumenté) lors des sollicitations
• Participer activement aux échanges dématérialisés

Droits du membre

Être membre de l’Assemblée Vivante ouvre notamment droit à :

• Participer et objecter sur les prises de décision lors des réunions de l’Assemblée Vivante
• Être élu sur le Rôle Représentant de l’Assemblée Vivante
• Être élu sur le Rôle Lien au sein d'un Cercle ou d’une Dynamique
• Disposer d'une adresse mail en @leclan.re (à la demande)

Devenir membre

Devenir membre de l’Assemblée Vivante se fait simplement en renseignant ce formulaire en ligne, sans validation ou démarche supplémentaire.

La démarche est détaillée dans le chapitre 3 “Comment s’impliquer au Clan ?”.

Départ d’un membre

Désengagement d’un membre de l’Assemblée VIvante

Nous apprécions hautement les interactions et les contributions régulières. Le Clan est un organisme vivant.

Lorsqu'un membre ne peut plus ou ne souhaite plus participer aux réunions et aux échanges dématérialisés, il prend la responsabilité d’en informer les autres membres de l’Assemblée Vivante.

Si aucune contribution n'est enregistrée pendant plusieurs semaines d'affilée, la communauté doit tendre la main et essayer de soutenir le membre dans son implication : comprendre les raisons de son désengagement et trouver avec lui des solutions s’il est en demande.

Si malgré tout, un membre cumule une longue période d’inactivité (aucune heure de contribution enregistrée sur les 6 à 12 derniers mois), il perd automatiquement son statut de membre de l’Assemblée Vivante après avoir reçu une notification par email.

Départ volontaire (démission) d’un membre de l’Assemblée VIvante

Tout membre peut quitter l’Assemblée Vivante quand il le souhaite, aucun autre membre ne peut s'opposer à son départ.

Dans le cas où le membre est affecté à au moins un Rôle avec un mandat en cours, la démission sera effective une fois un délai de préavis de 30 jours calendaires terminé. Dans les autres cas, la démission prend effet dès que l’Assemblée Vivante est avertie.

Exclusion d’un membre de l’Assemblée VIvante

Dans tout collectif en action, les conflits arrivent un jour ou l’autre. C’est naturel, et c’est même un bon signe, car c’est la preuve que les individus se sentent suffisamment en confiance pour s’exprimer et être entendus.

Cependant, l’exclusion d’un membre de l’Assemblée Vivante ne doit pas être considérée comme une issue acceptable du conflit. Cela peut démontrer l’incapacité du collectif à accueillir la diversité et à se nourrir de la différence.

Quoi qu'il en soit, la gestion des conflits est l’affaire de tous. Les membres concernés par un conflit ne sont pas les seuls responsables de la situation, et doivent recevoir le soutien des autres membres de l’Assemblée Vivante.

L’exclusion doit être envisagée en dernier recours, après que les membres concernés aient fait de leur mieux pour tenter de restaurer la relation, au travers de réunions de régulation et de médiation par exemple.

La proposition d’exclure un membre peut venir de n'importe quel autre membre de l’Assemblée Vivante, elle est validée en décision par consentement. Le membre concerné est tenu informé de cette décision.

Le Forum

Définition

Le Forum est un organe qui permet le lien, les discussions et les échanges d’informations entre les autres organes.

Tout comme l’Assemblée Vivante, il dispose d’un Nom, d’une Raison d’être, d’un Périmètre d’autorité, de Rôles et de Membres, et ne dispose pas de Lien.

Composition

La composition du Forum est dynamique, c'est-à-dire que sa composition évolue automatiquement selon les affectations des Rôles invités.

Le Forum est constitué :

• des Représentants élus par l’Assemblée Vivante
• du Lien de chaque Cercle
• du Lien de chaque Dynamique

Raison d’être

La raison d’être actuelle du Forum est la suivante : Faciliter les interactions, les échanges d’informations et la coordination entre les Cercles et les Dynamiques, tout en garantissant l’intégrité et la pérennité de l’association par la vigilance des Représentants.

Périmètre d’autorité

Domaines

• Les sujets transversaux pouvant impacter l’ensemble des organes et ne relevant pas du domaine d’un autre organe

Redevabilités

• Aucune redevabilité

Rôles structurels

Lien

Ce Cercle ne dispose pas de Rôle Lien.

Facilitation et Mémoire

Il est recommandé d’affecter les rôles Facilitation et Mémoire pour que les réunions et process de gouvernance partagée se déroulent au mieux.

Fonctionnement

L’organisation du Forum est laissée à l’appréciation de ses membres.

Les Rôles sont affectés par élection sans candidat et les décisions majeures sont prises en décision par consentement.

Le Forum doit à minima respecter les règles décrites dans le présent Playbook, et peut les compléter de ses propres règles de fonctionnement en s’inspirant de celles de l’Assemblée Vivante. Il est recommandé de co-construire ces nouvelles règles avec l’ensemble des membres du Forum et de les valider en décision par consentement.

Les Cercles

Définition

Un Cercle est un organe de l’Assemblée Vivante où se prennent des décisions et des actions en lien avec un besoin précis (la raison d’être du Cercle) qui contribue à la raison d’être du Clan.

Un Cercle peut être créé pour plusieurs raisons, notamment :

• Une Dynamique est freinée dans la poursuite de sa raison d’être par les contraintes qui s’appliquent aux Dynamiques (besoin d’autonomie, de liberté…). C’est le cas de figure où une Dynamique devient un Cercle.
• L’Assemblée Vivante souhaite déléguer une partie de son périmètre d’autorité à une équipe autonome (besoin de soutien, de légèreté…). C’est le cas de figure où un Rôle devient un Cercle.

Un Cercle dispose obligatoirement d’un Nom, d’une Raison d’être, d’un Périmètre d’autorité et d’un membre affecté au Rôle Lien.

Création

La création d’un Cercle est décidée par l’Assemblée Vivante, et fait suite à une réflexion collective - de la part des membres du Cercle en devenir - permettant de définir toutes ses caractéristiques : Nom, Raison d’être, Périmètre d’autorité et Lien.

Lors de sa création, le Cercle peut bénéficier d’un crédit accordé par le Clan selon la règle définie en Annexe 3.

Composition

Le Cercle se compose d’un Lien et de toutes personnes (membre ou non de l’Assemblée Vivante) qui participent à la réalisation de sa raison d’être.

La composition du Cercle est laissée à l’appréciation des personnes qui y participent conformément aux idées et valeurs véhiculées par ce Playbook, en particulier elle peut définir des processus d’inclusion et d’exclusion propres à ce Cercle.

Nom et Raison d’être

Le Cercle est libre de définir son nom et sa raison d’être selon les modalités qui lui conviennent. Il est recommandé de faire appel à l’intelligence collective pour les co-construire avec l’ensemble des membres du Cercle, puis de les valider au sein du Cercle grâce à une décision par consentement, afin d’en assurer l’appropriation la plus large possible.

Le nom et la raison d’être du Cercle sont cependant soumis à la validation de l’Assemblée Vivante, qui s’assure qu’ils sont bien en accord avec la raison d’être et les valeurs du Clan.

Périmètre d’autorité

Le Périmètre d’autorité (Domaines et Redevabilités) du Cercle est accordé par l’Assemblée Vivante.

Les Domaines suivants sont affectés par défaut au Cercle à sa création :

• Le budget alloué au Cercle (sous-compte analytique)

Les Redevabilités suivantes sont attribuées par défaut au Cercle à sa création :

• Prendre en charge les coûts financiers inhérents et spécifiques à son activité
• Gérer les démarches administratives inhérentes et spécifiques à son activité
• S’assurer d’être à jour et en règle des coûts, des démarches administratives et de la réglementation inhérents et spécifiques à son activité
• Participer aux réunions du Forum

D’autres redevabilités et domaines peuvent être ajoutés pour clarifier son autonomie.

Rôles structurels

Lien

Le Lien doit obligatoirement être affecté à un membre du Cercle. Il est fortement recommandé de soumettre régulièrement (environ 1 fois par an) ce Rôle à une élection sans candidat pour permettre à d’autres membres du Cercle d’expérimenter ce Rôle. Il n’y a cependant pas de limite de cumul de mandat dans le temps qui empêcherait à un membre d’être réélu sur ce Rôle.

Facilitation et Mémoire

Il est recommandé d’affecter les rôles Facilitation et Mémoire pour que les réunions et process de gouvernance partagée se déroulent au mieux.

Fonctionnement

L’organisation du Cercle est laissée à l’appréciation de ses membres.

Les Rôles sont affectés par élection sans candidat et les décisions majeures sont prises en décision par consentement.

Le Cercle doit à minima respecter les règles décrites dans le présent Playbook, et peut les compléter de ses propres règles de fonctionnement en s’inspirant de celles de l’Assemblée Vivante. Il est recommandé de co-construire ces nouvelles règles avec l’ensemble des membres du Cercle et de les valider en décision par consentement.

Les Dynamiques

Définition

Une Dynamique est un organe informel de l’Assemblée Vivante où se prennent des décisions et des actions en lien avec un besoin identifié (la raison d’être de la Dynamique) qui, a priori, semble contribuer à la raison d’être du Clan.

Il s’agit d’un organe informel dans le sens où son existence n’est pas formalisée officiellement dans la gouvernance du Clan, ce qui rend cet organe invisible d’un point de vue extérieur au Clan.

Tout comme le Cercle, la Dynamique dispose obligatoirement d’un Nom, d’une Raison d’être, d’un Périmètre d’autorité et d’un membre affecté au Rôle Lien.

Création

Une Dynamique se forme lorsqu’au moins deux personnes s’associent pour tenter d’apporter une solution à un besoin qu’elles ont identifié.

Le lancement et l'énergisation d’une Dynamique ne requiert ni l'avis ni la validation de l’Assemblée Vivante mais doivent être menés en toute transparence en suivant le principe : “on informe qu’on va faire, on fait, on informe des résultats”.

À tout moment, un membre de l’Assemblée Vivante peut exprimer une tension ou solliciter une décision par consentement qui peut remettre en cause cette Dynamique.

Dès que l’Assemblée Vivante a été informée de la création de la Dynamique, cette dernière peut, à la demande, prétendre au crédit accordé par le Clan selon la règle définie en Annexe 3.

Composition

La Dynamique se compose d’un Lien et de toutes personnes (membre ou non de l’Assemblée Vivante) participant à la réalisation de sa raison d’être.

La composition de la Dynamique est laissée à l’appréciation des personnes qui y participent conformément aux idées et valeurs véhiculées par ce Playbook, en particulier elle peut définir des processus d’inclusion et d’exclusion propres à cette Dynamique.

Il est vivement recommandé que la Dynamique se fasse accompagner par un membre de l’Assemblée Vivante extérieur à la Dynamique. Dans le cas d’une Dynamique composée en grande partie de personnes peu habituées à nos pratiques, cet accompagnement est obligatoire.

Nom et Raison d’être

La Dynamique est libre de définir son nom et sa raison d’être selon les modalités qui lui conviennent. Il est recommandé de faire appel à l’intelligence collective pour les co-construire avec l’ensemble des membres de la Dynamique, puis de les valider au sein de la Dynamique grâce à une décision par consentement, afin d’en assurer l’appropriation la plus large possible.

Périmètre d’autorité

Les Domaines suivants sont affectés par défaut à la Dynamique à sa création :

• Le budget alloué à la Dynamique (sous-compte analytique) qui ne peut pas être négatif

Les Redevabilités suivantes sont attribuées par défaut à la Dynamique à sa création :

• Prendre en charge les coûts financiers inhérents et spécifiques à son activité
• Gérer les démarches administratives inhérentes et spécifiques à son activité
• S’assurer d’être à jour et en règle des coûts, des démarches administratives et de la réglementation inhérents et spécifiques à son activité
• Participer aux réunions du Forum

La Dynamique ne peut disposer de Domaines ou de Redevabilités supplémentaires.

Rôles structurels

Lien

Le Rôle Lien doit obligatoirement être affecté à un membre de la Dynamique. Il est fortement recommandé de soumettre régulièrement (environ 1 fois par an) ce Rôle à une élection sans candidat pour permettre à d’autres membres de la Dynamique d’expérimenter ce Rôle. Il n’y a cependant pas de limite de cumul de mandat dans le temps qui empêcherait à un membre d’être réélu sur ce Rôle.

Facilitation et Mémoire

Il est recommandé d’affecter les Rôles Faciliation et Mémoire pour que les réunions et process de gouvernance partagée se déroulent au mieux.

Fonctionnement

L’organisation de la Dynamique est laissée à l’appréciation de ses membres.

Les Rôles sont affectés par élection sans candidat et les décisions majeures sont prises en décision par consentement.

La Dynamique doit à minima respecter les règles décrites dans le présent Playbook, et peut les compléter de ses propres règles de fonctionnement en s’inspirant de celles de l’Assemblée Vivante. Il est recommandé de co-construire ces nouvelles règles avec l’ensemble des membres de la Dynamique et de les valider en décision par consentement.

Limitations

La Dynamique dispose d’une certaine autonomie d’actions et de décisions car nous souhaitons laisser l’espace à la créativité, au pouvoir d’agir et à la responsabilisation.

Cela étant dit, puisqu’une Dynamique est un organe informel n’ayant pas encore la légitimité accordée par l’Assemblée Vivante, celle-ci dispose de droits limités :

• Elle est autonome dans la gestion de son budget, dans une limite de 1000€ de recettes par année civile
• Elle peut organiser des événements publics au nom du Clan, dans une limite de 3 événements ou de 50 bénéficiaires uniques par an
• Elle peut recruter des membres pour œuvrer en son sein, et se structurer , dans la limite de 5 membres
• Elle ne peut pas faire de demandes de subvention ou de prêt au nom du Clan

La Dynamique doit entamer une démarche de transformation en Cercle si elle souhaite passer outre ces limitations.

Si elle constate a posteriori avoir franchi l’une de ces limites, elle doit régulariser la situation au plus vite en entamant la démarche pour devenir un Cercle.

3. Comment s’impliquer au Clan ?

En s’impliquant dans l’action

Le Clan est constitué d'une large communauté de personnes intéressées par le fonctionnement de l'association, ses valeurs ou tout simplement par les actions mises en œuvre. Chacun à sa manière apporte son énergie, s’y investit ponctuellement ou à forte dose et contribue à faire vivre et à faire grandir l'écosystème.

Nous distinguons les deux niveaux d’implication suivant :

Les Curieux

Ce sont ceux qui découvrent Le Clan au travers des événements publics que nous organisons, via les infos publiées sur Facebook ou en rejoignant le Slack du Clan pour y découvrir l'association, nos projets, nos valeurs, notre fonctionnement.

C'est le statut idéal pour ceux qui s’intéressent aux activités ou au fonctionnement en gouvernance partagée du Clan, qu’ils envisagent de s’impliquer ou non dans l’action.

À titre d’exemple, toutes les personnes inscrites sur Slack, sur la newsletter ou sur le Facebook du Clan sont considérées comme des Curieux.

Les Membres de l’Assemblée Vivante

Ce sont ceux qui décident ET qui agissent sur des projets ponctuels ou permanents, petits ou gros, à destination de bénéficiaires externes ou internes… Contrairement à de nombreuses associations aucune contribution financière n'est demandée pour devenir membre de l’Assemblée Vivante.

Nous sommes centrés sur l'action, c'est pourquoi la seule façon de devenir membre (et de le rester) est de s'impliquer concrètement sur nos actions.

Lorsqu’il se sent prêt (ou suite à la suggestion d’un membre), un Curieux peut devenir membre simplement en renseignant ce formulaire en ligne. Il obtient automatiquement sa qualité de membre, sans validation ou démarche supplémentaire.

En soutenant financièrement

Afin de soutenir Le Clan et son fonctionnement, chacun est libre de faire don d'un montant laissé à son appréciation à la fréquence souhaitée (mensuellement ou annuellement). Des dons ponctuels peuvent également être effectués tout au long de l'année.

Le paiement s'effectue par l'intermédiaire du site HelloAsso avec ce lien :

https://www.helloasso.com/associations/le-clan/collectes/soutenez-le-clan

Comme explicité ci-avant, un soutien financier ne vaut pas adhésion ou cotisation au Clan et ne confère pas la statut de membre de l’Assemblée Vivante.

Annexes

Annexe 1 : La prise de décision par consentement (GPC)

0 - Point étudié

La Facilitation rappelle le point en cours de traitement en redonnant son intitulé.

0 - Ecoute du Centre

Chacun est invité à formuler les éléments importants relatifs au point traité. Cette phase peut s’effectuer sous forme de x tours de cercles. Cela peut-être un temps à part entière.

0 - Elaboration de la proposition argumentée

Il est conseillé de faire une proposition simple au départ, qui sera transformée par intelligence collective au travers du processus de la GPC. À l'écoute du centre, la Facilitation peut demander à une personne, de formuler une proposition ou quelques personnes peuvent constituer un groupe d'amélioration qui va plancher sur l'élaboration écrite et argumentée de la proposition.

1 - Présentation de la proposition écrite

Une personne est "porteuse" de la proposition. Une seule proposition est traitée à la fois.

Une bonne proposition :

• Prend en compte des éléments avancés lors de l’écoute du centre ;
• Est claire et simple à comprendre par tout le groupe ;
• Est acceptée par tous comme une base de travail à approfondir ;
• N’appartient plus à celui qui l’a faite une fois qu'elle est présentée et clarifiée.

2 - Clarifications

“Est-ce clair ? Est-ce que je comprends ? “

Chacun pose des questions en vue de comprendre la proposition dans son ensemble. C'est le porteur qui répond et clarifie les éléments de la proposition. L’objectif est d’ôter tout doute ou possible interprétation erronée de la proposition. Le porteur ne répond pas aux "pourquoi … ?" Il ne s'agit pas d'exprimer ce que l'on ressent vis à vis de la proposition. Le porteur peut répondre “cela n’est pas précisé dans la proposition” ou “je ne sais pas”.

3 - Ressentis

“En quoi la proposition vient satisfaire mes besoins, ou ceux du projet par rapport à l’organisation ?”

Chacun s’exprime à son tour sur ce que la proposition lui évoque. C’est là qu’un maximum d’informations peut être exposées afin de nourrir le proposeur pour lui permettre d'amender la proposition en phase 3. Le proposeur tente d'avoir une écoute large, de saisir la température globale qui se dégage au centre.

4 - Amendement

Le proposeur est invité, sur la base de ce qu'il a entendu, à, éventuellement :

• Reclarifier la proposition ;
• Amender la proposition : proposer des modifications (ajouts, retraits);
• Retirer la proposition : s'il s'avère qu'elle n'est pas pertinente. En cas de retrait, le processus reprend à la phase 0 avec une nouvelle proposition.

5 - Objections

“Ce ne sont pas des préférences, des avis, d’autres propositions. C'est ce que je considère être des limites pour moi et pour la mise en œuvre du projet. “

Dans tous les cas, la Facilitation invite les personnes à essayer d’émettre des objections.

La Facilitation fait un tour pour savoir si les membres du groupe ont des objections en posant la question suivante : Voyez-vous une raison qui fait que l’adoption de cette proposition cause du tort ou nous fait régresser ? Dans un premier temps, ils sont juste invités à dire si "oui", ou "non" ils ont une objection. S’il n’y a que des "non", la proposition est adoptée. Aller directement en célébration.

S'il y a des objections, elles sont écoutées et traitées une à une. La formulation d'une objection n'est pas la formulation de la solution à celle-ci. La Facilitation se centre sur l'obtention de la formulation de l'objection. Il note les objections au tableau et le prénom de qui les porte. Émettre une objection, c’est s’en défaire comme quelque chose de personnel pour en faire la richesse du groupe. Une objection est un véritable cadeau pour le groupe : elle va lui permettre d’aller plus loin en explorant des parties de la proposition encore inexplorées.

La Facilitation teste les objections

La Facilitation pose les questions suivantes pour tester si l’objection est valide ou pas. L’objecteur y répond en apportant un rapide argumentation :

La Facilitation ne juge pas de la correction de l’argumentaire, elle doit juste vérifier que l’objecteur a bien fait l’effort de réfléchir à une argumentation.

Si elle est invalide, elle est tout simplement supprimée et la Facilitation teste les objections suivantes.

Sinon, d'abord, identifier si une objection annule la proposition. Si c’est le cas, retour en 0.

6 - Bonifications

La Facilitation traite les objections (celles qui sont valides, donc) une par une. Les objections posées au centre deviennent celles du groupe. La discussion est libre, chacun peut apporter des solutions dans le but de lever l’objection traitée. La Facilitation s'assure régulièrement de voir si l'objection se lève auprès de la personne qui l'a émise. Si une solution lève l'objection d'une personne, celle-ci en informe le groupe. Après un tour de levée d'objections, s'assurer que de nouvelles ne sont pas apparues. Lorsqu'il n'y a plus d'objection, il y a consentement mutuel. La proposition est adoptée.

7 - Célébration

Pour marquer le fait que la décision a été prise en consentement mutuel. Se féliciter pour cette étape franchie en groupe. Au groupe de définir la manière dont il va célébrer cela (applaudissement, repas, fête…).

Annexe 2 : L’élection sans candidat

0 - Définir la fonction

Il s'agit de clarifier les missions afférentes au poste. Quelles tâches ? Quelles responsabilités ? Quel périmètre d’action ? La fonction est généralement déterminée en amont. Une écoute du centre suivie d'une gestion par consentement peut permettre au groupe de l'établir.

0 - Définir le mandat

Combien de temps ? Quelles conditions ? (Rémunération, nombre d’heures,)

0 - Définir les critères de choix

Chacun exprime, selon son point de vue, quels seraient les critères pour remplir la fonction déterminée. La parole est au centre. Les critères peuvent être contradictoires. Ils pourront être la base de l'argumentation qui suivra, mais pas de façon restrictive. Cela permet une écoute globale par le groupe. La Mémoire écrit ce qui émerge sur un tableau afin que les informations soient visibles de tous-tes. Il peut reformuler mais il ne censure, ni ne réinterprète ce qui est proposé.

1 - Voter

Chacun vote sur un papier, écrit son nom et pour qui il/elle vote : "Moi X… je vote pour Y…". Ce n'est pas un vote à bulletin secret, il est inutile de plier le bulletin de vote. La Mémoire récupère les papiers et les transmet à la Facilitation.

2 - Dépouiller

« X. tu as voté pour Y.., peux-tu nous dire pourquoi ?»

La Facilitation lit à voix haute les résultats, il demande à chaque personne les raisons de son choix. Chacun, au fur et à mesure du dépouillement, va argumenter son choix au groupe, va mettre en avant les qualités qu'elle voit chez la personne proposée et les raisons pour lesquelles elle pourrait remplir la fonction attendue. Au tableau La Mémoire inscrit le nom de la personne proposée et aligne en face le ou les papiers.

3 - Report de voix

« À l’écoute des arguments, qui souhaite reporter sa voix ?»

À l'invitation de la Facilitation, et à l'écoute des arguments lors du dépouillement, chacun peut s'il·elle le souhaite reporter sa voix vers une autre personne ayant été proposée en 2. Ce n'est pas obligatoire. La parole est au centre. La personne qui effectue un report argumente son réajustement. Si une personne n'obtient plus aucune voix à la fin de cette étape, elle ne sera plus éligible pour la suite du processus.

4 - Proposition

La Facilitation va demander au groupe si quelqu'un a une proposition de personne parmi les nominé·e·s. Cette proposition sera le départ d'un processus de gestion par consentement afin d'élire la personne qui sera proposée. La proposition peut concerner toute personne ayant au moins une voix après le tour 4. Cette procédure qui ne propose pas de fait la personne ayant le plus de voix (système majoritaire) a été introduite par Gilles Charest. Elle nécessite de faire appel à la sagesse du groupe. La Facilitation peut proposer un temps de centrage en silence afin de permettre à chacun de percevoir en son for intérieur quelle serait la personne adéquate pour le poste. À ce stade, se remémorer le changement de paradigme proposé par l'élection sans candidat : n'est pas recherchée la "meilleure" personne, mais celle qui saura répondre à la fonction spécifiée.

5 - Objections

La Facilitation fait un tour en s’adressant à chacun pour savoir s’il y a des objections à ce que la personne proposée soit élue à la fonction. Dans un premier temps, est juste évalué le nombre d'objections. La Facilitation ne s'adresse pas encore à la personne proposée. Elle sera consultée en dernier. S'il y a des objections, elles sont écoutées. La Mémoire note les objections au tableau et le prénom de qui les porte. Les objections ne sont pas formulées contre la personne, elles ne marquent pas le fait d'une préférence pour une autre personne.

6 - Bonification

La Facilitation, en fonction du nombre d'objections et de leur variété, a la possibilité de :

• Retourner en 4 et demander si quelqu'un a une autre proposition, afin de voir si une autre personne proposée serait plus à même d'être élue avec moins d'objections à lever.
• Traiter les objections. La Facilitation traite les objections une par une. Les objections sont devenues celles du groupe. La discussion est libre, chacun peut apporter des solutions dans le but de lever l’objection traitée. La Facilitation s'assure régulièrement de voir si l'objection se lève auprès de la personne qui l'a émise. Si une solution lève l'objection d'une personne, celle-ci en informe le groupe.

Quand toutes les objections sont levées, la Facilitation s'adresse à la personne proposée et lui demande si elle a une objection à être élue :

• Si "non", la proposition est adoptée. Aller en célébration ;
• Si "oui", traiter l'objection. Si l'objection argumentée ne peut pas être levée: retour en 4 .

Lorsqu'il n'y a plus d'objection, il y a consentement mutuel. La personne est élue !

7 - Célébration

Pour marquer le fait que l'élection a été prise en consentement mutuel. Se féliciter pour cette étape franchie en groupe. Au groupe de définir la manière dont il va célébrer cela (applaudissement, repas, fête…).

Annexe 3 : Règle de crédit accordé par le Clan

• Accorder 25€ de crédit à toute nouvelle Dynamique qui s’est manifestée à l’Assemblée Vivante. La demande est validée par le Tremplin qui vérifie la disponibilité des fonds.
• Accorder un crédit de 75€ supplémentaires à tout nouveau Cercle créé et validé par l’Assemblée Vivante (ou 100€ si le projet n'avait pas demandé les 25€ au départ)

Ces crédits sont accordés par le Tremplin et sont affectés au budget de la Dynamique ou du Cercle.

Conditions de ces crédits : la Dynamique ou le Cercle doit rembourser au Tremplin la somme avec des intérêts de 100%. Par exemple, pour un crédit de 100€ accordé, la Dynamique ou le Cercle doit rendre au Tremplin 200€, et cela dès qu'il en a la capacité financière.

Le taux d'intérêt de 100% permet au Tremplin de créer les conditions favorables pour rendre viable économiquement les projets en son sein, et en contrepartie, les projets qui réussissent permettent de compenser les pertes générées par ceux qui échouent.

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