Le présent Playbook - qui fait office de règlement intérieur de l'Association Le Clan - a été validé et approuvé par le Cercle d’Orientation le 27 décembre 2018.

• C’est quoi ce Playbook ?
• Constitution du Playbook
• Qu’est-ce que le Clan ?
• Les valeurs du Clan
• Modèle de gouvernance
• Les fondements de la gouvernance participative
• Le fonctionnement en cercles et rôles
• Notion de rôles
• Notion de Cercles
• Le Cercle d’Orientation
• Composition
• Décisions, missions et pouvoirs
• Les Cercles Opérationnels
• Réunions spécifiques du Clan
• Réunion de triage
• Focalisation et intention
• Participation
• Facilitation et Processus
• Réunion de Gouvernance
• Focalisation et intention
• Participation
• Facilitation et Processus
• Le parcours des membres
• Comment rejoindre la communauté ?
• Le parcours d'intégration des membres du Clan
• Observation Active
• Membre Actif
• Mentorat
• Comment intégrer un groupe ou un cercle ?
• Engagement des membres et conditions à satisfaire
• Cotisation
• Désengagement d’un membre
• Ton quotidien dans le Clan
• Interaction quotidienne
• Aperçu
• Entraide
• Recruter des nouveaux membres
• Moments de rencontre et partage
• Les décisions prises dans le Clan
• Divers
• Contacter le Clan
• Références et sources d’inspiration
• Annexes
• Les outils de prise de décision
• La prise de décision par consentement
• L’élection sans candidat
• Résolution de conflit

C’est quoi ce Playbook ?

Ce Playbook est le guide de référence pour tous les membres et amis du Clan qui donne tous les renseignements nécessaires concernant les valeurs, la raison d’être, les missions, les règles de fonctionnement et le mode de gouvernance du Clan.

En partageant en toute transparence ce Playbook, nous souhaitons inspirer d'autres personnes à rejoindre notre mouvement.

Constitution du Playbook

Ce Playbook complète les statuts de l’association “Le Clan”.

Il est établi et modifié par le Cercle d'Orientation.

Le présent Playbook annule et remplace toute version antérieure.

Qu’est-ce que le Clan ?

Le Clan est une communauté de personnes impliquées à faire bouger les lignes, portées par des valeurs de bienveillance, de confiance et de partage, et par la volonté de grandir et de faire grandir ensemble.

Convaincu que l’être humain est bon et que les organisations ont un impact sur notre vie personnelle, sur la société et sur le monde, le Clan s’est donné comme raison d’être d'expérimenter le faire et l’être ensemble au service d’une transition vers un monde plus respectueux du vivant.

Le Clan met en place des actions afin d’inspirer, d’accompagner et de rendre autonomes les individus et organisations engagés dans une démarche de transformation individuelle et collective vers une organisation plus respectueuse de l’humain et de son environnement.

Le Clan aspire à devenir un écosystème vivant de personnes et d’organisations qui expérimentent, qui apprennent et qui se développent ensemble pour construire une société plus humaine, plus éveillée et plus à l’écoute de son environnement.

Les valeurs du Clan

Bienveillance. Nous croyons que travailler dans un climat de bienveillance, de respect et de bonne volonté est obligatoire tant pour le bien-être professionnel que pour l’efficacité.

Confiance. Nous savons qu’un climat de confiance et de transparence est à la base de toute grande réussite collective. Nous ne voyons aucune valeur dans la gestion par le contrôle et la surveillance.

Partage. Nous voulons le succès ensemble et nous voulons être entourés par des gens qui partagent la même mentalité. Plutôt que la concurrence, la dissimulation et la réussite personnelle, nous valorisons la coopération, le partage et la réussite collective.

Volonté de grandir et de faire grandir. L’humilité et la volonté de grandir ensemble sont des valeurs importantes. Nous avons toujours plus à apprendre, quelque soit notre niveau d’expertise.

Plénitude. Nous avançons l'idée qu'un individu est une seule et même personne dans sa vie professionnelle ou dans sa vie privée et que les organisations ne doivent pas le contraindre à "porter un masque", à renier ses valeurs, à mentir sur sa personnalité pour être accepté.

Modèle de gouvernance

Les fondements de la gouvernance participative

L’esprit général de la gouvernance du Clan repose sur la coopération et vise à développer la participation, l’autonomie et la co-responsabilité.

Cette gouvernance vise à impliquer, autant que possible, les personnes concernées par sa vie et son développement dans les choix d’orientation et dans la bonne marche de la communauté.

La mise en place du fonctionnement en cercles, au sein desquels les personnes ont un pouvoir équivalent, vise à favoriser l’écoute et l’expression de chacun et, ce faisant, l’émergence de l’intelligence et de la sagesse collectives. Elle privilégie des phases de concertation et d’échange en amont des prises de décision stratégiques, encourageant l’implication et la responsabilité de chacun au sein de l’organisation et facilitant la mise en œuvre des décisions avec plus d’unité et de puissance.

L’objectif de la gouvernance du Clan est aussi de permettre à chaque personne dans son rôle, d’être renforcée dans son autonomie de décision et d’action au sein de son périmètre propre.

L’organisation vise à une décentralisation du pouvoir et de la capacité d’agir.

En application de ces principes, il est convenu de privilégier des modes de fonctionnement et de décisions tels que décrits dans le présent Playbook pour les décisions stratégiques, et pour celles relatives à la gouvernance.

Les décisions opérationnelles (c’est-à-dire qui consistent en la mise en œuvre concrète des choix stratégiques) sont laissées libres aux personnes qui les exécuteront.

Le fonctionnement en cercles et rôles

Le fonctionnement en cercle permet de :

• proposer une alternative au mode de gouvernance pyramidale classique constitué d'une combinaison plus ou moins formelle de votes majoritaires et de décisions autocratiques;
• favoriser la mise en œuvre de processus de démocratie participative et directe au sein desquels l'initiative et le pouvoir se distribuent de manière équitable;
• développer des espaces de coopération et de collaboration plutôt que des espaces dominés par la compétition;
• favoriser l'écoute, le dialogue et la créativité;
• co-construire des décisions et des projets grâce à des processus visant le développement de l'intelligence collective.

Notion de rôles

Les membres du Clan sont généralement tenus de réaliser un travail pour le compte de celui-ci en agissant dans le cadre d’un Rôle explicitement défini.

Un « Rôle » est une entité organisationnelle dotée d’un nom descriptif et d’une ou plusieurs des caractéristiques suivantes :

• La “Raison d’Être”, qui désigne une capacité, un potentiel ou un but inaccessible que le Rôle va poursuivre ou manifester au nom du Clan;
• Un ou plusieurs “Domaines”, qui sont des choses que le Rôle est le seul à pouvoir contrôler et réglementer comme sa propriété, au nom du Clan;
• Une ou plusieurs “Redevabilités”, qui désignent des activités dans la durée du Clan que le Rôle va mettre en œuvre.

À moins qu’explicitement interdit, le rôle est autorisé à tout mettre en oeuvre pour exprimer sa Raison d’Être et ses Redevabilités.

Notion de Cercles

Notions de base

• Un “Cercle” est un Rôle qui peut être décomposé et contenir lui-même des Rôles en vue de réaliser sa Raison d’Être, de contrôler ses Domaines et de mettre en œuvre ses Redevabilités;
• Toute personne remplissant un Rôle dans un Cercle est un “Membre du Cercle”;
• Chaque Cercle utilisera le “Processus de Décision par Consentement” décrit dans le playbook pour définir et modifier des Rôles au sein du Cercle. Il est interdit de définir ou de modifier des Rôles d’un Cercle en dehors de ce Processus.

De plus, chaque Cercle peut contrôler ses propres fonctions et activités, lesquelles sont considérées comme un des Domaines du Cercle. Si vous remplissez un Rôle dans un Cercle, vous êtes autorisé à utiliser et à affecter tout Domaine contrôlé par le Cercle lui-même.

Lorsqu’un Cercle définit un Domaine sur l’un de ses Rôles, l’autorité du Cercle pour affecter, contrôler et réguler ledit Domaine, est désormais déléguée audit Rôle et retirée au Cercle. Toutefois, le Cercle conserve le droit de modifier ou de supprimer cette délégation d’autorité sur le Domaine.

Chaque Cercle possède un “Rôle Premier Lien” dont la définition figure dans Glassfrog. Le Premier Lien du Cercle hérite de la Raison d’Être et des Redevabilités qui sont sur le Cercle en tant que tel, et contrôle tous les Domaines définis sur le Cercle, comme si le Cercle n’était qu’un Rôle rempli par le Premier Lien. Toutefois, ceci ne vaut que dans la mesure où ces Redevabilités et Domaines n’ont pas été transférés à un Rôle dans le Cercle, ou délégués autrement. Un Cercle ne peut pas ajouter des Redevabilités ou d’autres fonctions à son propre Rôle Premier Lien, ni modifier la Raison d’Être dudit Rôle, ni supprimer complètement le Rôle.

Membres de Cercle

Certains Membres du Clan sont autorisés à participer aux Triages du Cercle et sont dénommés “Membres de Cercle”. Les Membres de Cercle sont déterminés conformément aux règles suivantes :

• Chaque Membre qui remplit un Rôle Défini au sein du Cercle;
• Le Premier Lien du Cercle;
• Chaque Second Lien élu vers le Cercle;
• Toute personne invitée par le 1er Lien.

Affectation à un Rôle

Le processus d’Election sans Candidat permet d’affecter des personnes pour remplir les Rôles Définis au sein du Cercle. Chaque fois qu’un Rôle Défini dans un Cercle est vacant, le Premier Lien du Cercle est réputé remplir ce Rôle.

Il est possible d’affecter plusieurs personnes à un même Rôle Défini, tant que cela ne réduit pas la clarté sur qui doit mettre en œuvre les Redevabilités et exercer les autorités du Rôle dans les situations courantes.

Sauf dispositions contraires, vous pouvez démissionner à tout moment d’un Rôle que vous remplissez, en notifiant le Premier Lien du Cercle.

Rôles Particuliers

Chaque Cercle possède un “Rôle Facilitateur”, un “Rôle Secrétaire”, et un “Rôle Second Lien” dont les définitions figurent dans Glassfrog. Il s’agit des “Rôles Particuliers” d’un Cercle, conformément au processus d’Election sans Candidat pour une durée de mandat définie lors de l’élection. Tout Membre de Cercle est éligible et peut remplir plusieurs Rôles Élus, sauf le Premier Lien d’un Cercle, qui ne peut être élu ni Facilitateur ni Second Lien.

Sous-Cercle

Un Cercle peut transformer des Rôles Définis en Cercles à part entière, par le biais de son Processus de GPC.

Dans ce cas, le Cercle nouvellement créé devient son “Sous-Cercle”, tandis que le Cercle qui le contient devient le “Super-Cercle” de ce nouveau Sous-Cercle.

Un Cercle peut modifier Raison d’Être, Domaines ou Redevabilités d’un Sous-Cercle. Un Cercle peut également transférer ses propres Rôles Définis vers un Sous-Cercle, ou récupérer en son sein des Rôles Définis du Sous-Cercle. Toutes ces modifications doivent s’effectuer par le biais du Processus de GPC du Cercle.

En dehors de ces changements autorisés, un Cercle ne peut pas modifier les Rôles Définis qui sont contenus dans un Sous-Cercle.

Un Cercle peut supprimer, par le biais de son Processus de GPC, tout Sous-Cercle, soit en supprimant entièrement le Sous-Cercle ainsi que l’ensemble des éléments qu’il comporte, soit en récupérant au sein du Cercle certains éléments qui sont sélectionnés dans le Sous-Cercle. Un Sous-Cercle peut également être supprimé en le faisant redevenir un simple Rôle.

Une Election sans Candidat peut affecter une personne pour remplir le Rôle de Premier Lien pour chaque Sous-Cercle, selon les mêmes règles que pour affecter n’importe lequel des Rôles Définis du Cercle.

Chaque Cercle doit élire un Second Lien vers le Super-Cercle.

Le Cercle d’Orientation

Composition

Le Cercle d'Orientation comprend tous les membres de la Communauté.

C’est l’équivalent de l’Assemblée Générale de la plupart des associations.

La composition et l’organisation du Cercle d’Orientation peut évoluer en cas de création de nouveaux collèges de membres ou de Cercles Opérationnels.

Le Cercle d'Orientation se réunit au moins une fois par an. Il peut aussi se réunir à la demande d’au moins un tiers de ses membres.

Décisions, missions et pouvoirs

Les membres du Cercle d'Orientation participent à la définition des rôles et à l’élection des personnes qui les assurent.

Le Cercle d'Orientation s’exprime sur tous les autres sujets à l’ordre du jour. Il est notamment consulté sur les orientations stratégiques de la Communauté, les axes opérationnels et la raison d’être du mouvement. Des espaces de consultation en ligne peuvent également être ouverts tout au long de l’année pour demander l’avis du Cercle d’Orientation.

Les décisions du Cercle d'Orientation sont prises selon un processus de décision par consentement.

Les Cercles Opérationnels

Chaque Cercle Opérationnel à un but, une raison d’être, une mission vers laquelle il doit tendre.

Il se compose des membres qui participent à la réalisation de cette raison d’être.

Son organisation est laissée à l’appréciation des personnes qui y participent conformément aux idées et valeurs véhiculées par ce Playbook. Bien souvent, un animateur naturel apparaît au sein du cercle.

Réunions spécifiques du Clan

Chaque cercle du Clan doit mettre en oeuvre au moins ces deux types de réunion pour traiter des actions et projets du cercle. Le cercle peut organiser d’autres types de rencontres, réunions, rassemblements. Les réunions de Triage et de Gouvernance sont, elles, obligatoires.

Les réunions de Triage et de Gouvernance doivent se tenir régulièrement. Les bonnes pratiques seraient de faire 4 réunions de Triage avant d’avoir 1 réunion de Gouvernance. L’expérience montre que sans l’action (Triage), la structuration du cercle (Gouvernance) ne sert pas.

La Triage est un focus sur l’opérationnel, sur ce que l’on fait concrètement pour mettre en œuvre notre raison d’être (celle du Cercle). Elle permet de se synchroniser mais surtout de trouver une prochaine étape aux points bloquants.

La “Gouvernance” nous autorise à prendre de la hauteur sur ce que l’on fait. Il s’agit d’établir ce dont le cercle a besoin pour exprimer sa raison d’être en se basant sur des cas concrets rencontrés. Il s’agit du seul moment autorisé pour modifier des rôles et des cercles mais aussi pour faire évoluer le playbook (dans le Cercle d’Orientation uniquement).

Réunion de triage

Le Secrétaire d’un cercle est en charge de l’organisation des « Réunions de Triage » visant à faciliter les opérations du Cercle. Le Facilitateur est chargé de présider les Réunions de Triage conformément aux règles exposées ci-après.

Focalisation et intention

Les Réunions de Triage sont organisées pour : (a) partager les nouvelles sur l’avancement des Projets et autres travaux réalisés par les Rôles du Cercle ; et (b) trier les Tensions qui limitent les rôles du Cercle en Prochaine-Actions, Projets ou autres résultats permettant de réduire ces Tensions.

Participation

Tous les Membres de Cercle et toute autre personne qu’un membre souhaite voir présente sont invités à participer à ces Réunions de Triage. Aucun préavis ni quorum n’est requis pour les Réunions de Triage.

Facilitation et Processus

Le Facilitateur est généralement tenu d’appliquer le processus suivant lors des Réunions de Triage:

( a ) Tour d’inclusion : le Facilitateur invite à son tour chaque participant à faire part de son état d’esprit ou de ses réflexions, ou à partager toute autre forme de commentaire d’ouverture pour la réunion. Les réactions ne sont pas autorisées.

( b ) Progrès Réalisés : le Facilitateur demande à chaque participant de souligner les progrès réalisés dans l'accomplissement de tout Projet ou l’expression de toute Redevabilité pour chacun de ses Rôles dans le Cercle. Les participants ne peuvent partager que les progrès réalisés depuis le dernier rapport, et non faire un point général sur un Projet ou une Redevabilité. Chaque participant peut décider quels Projets ou Redevabilités méritent de faire l’objet d’un rapport, mais si un autre Membre du Cercle demande explicitement des nouvelles d’un Projet spécifique, il convient d’inclure ce Projet tant que celui-ci n’est pas achevé ou abandonné. Concernant les rapports sur un Projet ou une Redevabilité d’un Sous-Cercle, le Facilitateur se doit d’autoriser à la fois le Premier Lien et le Second Lien du Sous-Cercle à partager les progrès réalisés.

( c ) Points de Triage : le Facilitateur est chargé de dresser l’ordre du jour des Tensions à traiter au cours de la Réunion de Triage en demandant les points de l’ordre du jour à tous les participants. Lors des Réunions de Triage, le Facilitateur traite les points de l’ordre du jour en autorisant simplement la personne qui a apporté le point à engager avec les autres participants dans leurs Rôles et devoirs comme elle le souhaite, jusqu’à ce qu’une voie pour résoudre la Tension soit identifiée. Si des Prochaine-Actions ou des Projets sont acceptés lors de ces discussions, le Secrétaire est chargé de les enregistrer et de diffuser tous les résultats à l’ensemble des participants. Le Facilitateur doit tenter de laisser du temps pour traiter chaque point de l’ordre du jour au cours de la réunion, et pour ce faire, il peut interrompre le traitement d’un point qui prendrait plus de temps que la juste part qui lui revient compte-tenu du temps restant. Celui qui a apporté sa tension a donc 5 choix : Demander une information, Donner une information, Prendre une Action/Projet dans l’un de ses rôles, Demander à un autre Rôle de prendre une Action/Projet, Proposer de soumettre une action ou un projet soumis/pris par quelqu’un d’autres lors de cette réunion à une décision par consentement. Il est tout à fait possible d’enrichir l’ordre du jour au fil de la réunion en informant le secrétaire.

( d ) Tour de Clôture : le Facilitateur invite à son tour chaque participant à partager une réflexion de clôture ou toute autre pensée déclenchée par la réunion. Les réactions ne sont pas autorisées.

Réunion de Gouvernance

Focalisation et intention

Le Processus de Gouvernance d’un Cercle a le pouvoir de :

• Définir, modifier ou supprimer les Rôles et les Sous-Cercles du Cercle ;
• Tenir les élections des Rôles Élus du Cercle ;
• Modifier le Playbook (s’il s’agit du cercle d’orientation).

À chaque instant, la “Gouvernance” en vigueur d’un Cercle est définie par l’ensemble des résultats encore présents et issus du Processus de Gouvernance du Cercle. Elle est modélisée dans Glassfrog et dans le Playbook. Seuls les résultats présentés dans cette section constituent de la Gouvernance valide pour un Cercle. Nul n’est autorisé à enregistrer d’autres résultats dans le Playbook et Glassfrog.

Participation

Tous les Membres de Cercle sont autorisés à participer pleinement à toutes les Réunions de Gouvernance d’un Cercle. Le Facilitateur et le Secrétaire sont également autorisés à participer pleinement et deviennent de fait Membres de Cercle pour la durée d’une Réunion de Gouvernance, même s’ils ne sont pas Membres de Cercle en temps normal.

De plus, le Premier Lien du Cercle, les Seconds Liens vers le Cercle peuvent chacun inviter jusqu’à une personne supplémentaire, uniquement dans le but d’aider ce lien à processer une Tension spécifique. Le participant ainsi invité devient alors Membre de Cercle pour la durée de cette Réunion de Gouvernance.

Au-delà des personnes visées dans le présent paragraphe, personne d’autre n’est autorisé à participer aux Réunions de Gouvernance du Cercle à moins d’y être invité explicitement par une règle du Playbook. Attention, des spectateurs sont toujours les bienvenus mais ne pourront participer à la prise de décision.

Un Cercle ne peut conduire son Processus de Gouvernance lors d’une réunion que si le Secrétaire a préalablement informé avec un préavis raisonnable tous les Membres de Cercle de la tenue d’une Réunion de Gouvernance, en précisant la date, l’heure et le lieu où celle-ci se tiendra.

Au-delà de cette exigence sur le préavis, aucun quorum n’est requis pour que le Cercle puisse tenir une Réunion de Gouvernance, sauf disposition contraire figurant dans le Playbook.

Facilitation et Processus

Le Facilitateur est tenu d’appliquer le processus suivant lors des Réunions de Gouvernance :

( a ) Tour d'Inclusion : le Facilitateur invite à son tour chaque participant à faire part de son état d’esprit ou de ses réflexions, ou à partager toute autre forme de commentaire d’ouverture pour la réunion. Les réactions ne sont pas autorisées.

( b ) Points Administratifs : le Facilitateur laisse un espace pour aborder et résoudre tout sujet administratif ou logistique qu’il juge nécessaire.

( c ) Établissement de l’Ordre du Jour et Traitement : le Facilitateur établit un ordre du jour des Tensions à processer, puis traite chaque point de l’ordre du jour, un à la fois selon le processus de GPC. Attention, une proposition n’est valide que si la tension ressentie se base sur un cas concret que le proposeur doit expliciter. Sans cas concret, le point est automatiquement annulé par le Facilitateur. Il est tout à fait possible d’enrichir l’ordre du jour au fil de la réunion en informant le secrétaire.

( d ) Tour de Clôture : le Facilitateur invite à son tour chaque participant à partager une réflexion de clôture ou toute autre pensée déclenchée par la réunion. Les réactions ne sont pas autorisées.

Le parcours des membres

Comment rejoindre la communauté ?

Tout ami du Clan qui adhère à sa raison d'être et à ses valeurs peut prétendre à rejoindre la communauté.

Les membres du Clan sont principalement admis en fonction de leurs valeurs, de leur état d'esprit et de leur engagement.

Les qualités personnelles attendues chez les membres du Clan sont les suivantes :

Ouverture et curiosité : le Clan n'existerait pas si ses premiers membres n'étaient pas intéressés par un mode de vie différent, et ouverts à l'écoute d'idées nouvelles et inhabituelles.

Sens de la collectivité : notre communauté valorise la coopération et la réussite collective.

La réflexion : la réflexion en profondeur et la capacité de voir plus loin que les évidences sont des qualités importantes pour nous.

Franchise, clarté et maturité relationnelle : les membres doivent nourrir un cercle vertueux d'interactions claires et constructives avec le groupe. Ils utilisent la communication non violente et cherchent ensemble des solutions, en toute bienveillance mais sans complaisance.

Empathie et écoute : se mettre à la place des autres est essentiel pour comprendre les sentiments et les points de vue des autres et développer l'écoute active.

Etat d'esprit positif et énergie : notre optimisme, notre enthousiasme et notre énergie positive sont la source de l'élan du Clan.

Ambition et humilité : les membres du Clan sont tous des faiseurs à leur manière. L'ambition de voir ses rêves devenir réalité ne doit pas venir avec un ego incontrôlé. Nous considérons l'humilité comme une qualité clé pour la croissance personnelle et les interactions intéressantes.

Expérience significative dans un domaine : afin d'apporter de la valeur à la communauté, chaque membre doit avoir de bonnes compétences dans un domaine ou être décidé à apprendre et à monter en compétence rapidement sur un sujet.

Le parcours d'intégration des membres du Clan

Observation Active

Tout ami du Clan qui souhaite s'investir dans la communauté peut prétendre à devenir Membre Actif.

Sans que cela ne nécessite d'accord préalable, l'ami entre dans une phase informelle d'Observation Active.

L'objectif est de déterminer si cet ami s'intègre bien dans la communauté, adhère à sa vision, à ses principes et à ses valeurs, et souhaite participer activement à la vie du Clan en tant que membre.

Pendant cette phase, l'ami du Clan peut assister aux réunions du Cercle d’Orientation (sans pouvoir de décision), aux ateliers des groupes de travail et des cercles sur les lesquels il souhaite s’investir, et a accès aux locaux, aux canaux publics Slack, ainsi qu'aux outils de collaboration en ligne.

L'observation est bidirectionnelle :

• l'ami du Clan s’observe et observe les autres, il doit être en mesure de déterminer s’il est aligné avec les valeurs, la raison d’être et les missions de la communauté ;
• les membres du Clan observent l'ami du Clan et doivent être en mesure de déterminer si ce dernier est compatible avec les valeurs, la raison d’être et les missions de la communauté.

Pour devenir un membre à part entière de la communauté, l'ami du Clan doit déjà être engagé sur au moins un projet du Clan. Le fait de devenir membre est une formalisation d'un engagement déjà effectif.

Membre Actif

Pour devenir Membre Actif, un ami du Clan peut se faire coopter par l'un des Membres Actifs, ou en faire la demande auprès de l'un d'eux.

Dans tous les cas, l'ami du Clan doit déjà être opérationnel sur au moins un projet du Clan, et doit être attribué à un rôle existant au moment de sa demande d'intégration.

Une décision par consentement du Cercle d’Orientation sur proposition d'un des membres permet de valider l’intégration d'un membres.

Les principaux critères d’intégration sont :

• Adhésion à la raison d'être et aux valeurs de la communauté ;
• Qualités personnelles attendues ;
• Attribution à un Rôle existant.

Dans le cas où le comité d’intégration valide l’adhésion du nouveau membre, celui-ci doit remplir les formalités administratives pour entériner son adhésion et ainsi devenir un Membre Actif.

Le Membre Actif contribue activement aux projets en collaboration avec d'autres membres et participe au développement de la communauté.

Mentorat

Lors de son intégration, il est demandé au nouveau membre de choisir son mentor parmi les autres Membres Actifs.

Un Mentor accompagne le nouveau membre dans sa découverte l'écosystème et des différents outils, et à participer à la vie quotidienne de la communauté (en ligne et hors ligne).

Le Mentor met en oeuvre ce qu’il juge nécessaire pour que le nouveau membre se sente à l’aise.

Comment intégrer un groupe ou un cercle ?

S’il y a une action du Clan sur laquelle un ami ou un membre du Clan souhaite travailler, il lui suffit de formuler sa demande à un membre du groupe ou du cercle concerné (idéalement le Premier Lien). Chaque Cercle peut avoir ses propres modalités d’intégration.

Engagement des membres et conditions à satisfaire

Tout membre de la Communauté s'engage à prendre connaissance et à respecter les statuts et le présent Playbook.

Ces documents sont transmis à tout nouveau membre.

Tout membre s’engage également à prendre connaissance et à accepter pleinement les responsabilités qui sont attachées à son ou à ses rôles dans la Communauté.

Il s’engage enfin à participer au processus d'intégration mis en place pour tout nouveau membre au Cercle d’Orientation, à commencer par les formations de base (playbook, gouvernance, gestion de conflits, agilité, intelligence collective, …).

Cotisation

Afin de soutenir Le Clan et son fonctionnement, chaque membre de la Communauté est libre de cotiser d'un montant libre à la fréquence souhaitée (mensuellement ou annuellement). Des dons ponctuels peuvent également être effectués tout au long de l'année.

Le paiement des cotisations s'effectue par l'intermédiaire du site HelloAsso avec ce lien : https://www.helloasso.com/associations/le-clan/formulaires/1

Désengagement d’un membre

Nous apprécions hautement les interactions et les contributions régulières. Le Clan est comme un être vivant. Tout le monde devrait être actif sur une base hebdomadaire, sauf pendant les congés. L’activité est principalement suivie sur Slack.

Lorsqu'un Membre Actif ne peut plus participer, il doit en informer la communauté. Après cela il va simplement quitter la communauté et les outils mis à disposition. S'il souhaite revenir, il devra suivre à nouveau le parcours d'intégration.

Des problèmes avec le comportement d'un membre peuvent également conduire à l'exclusion d'un Membre Actif. Ceci est discuté au cas par cas.

Le Membre Actif est appelé à partager ses contributions afin de maximiser la transparence et la collaboration au sein de la communauté.

Si aucune contribution n'est enregistrée pendant plusieurs semaines d'affilée, la communauté doit tendre la main et essayer d'aider le Membre Actif dans son implication : comprendre ce qui ne marche pas, proposer de changer de projet, etc.

Si un Membre Actif cumule une période de 3 mois d’inactivité - sans justification valable - celui-ci perd son statut de Membre Actif et repasse en phase d’Observation Active et doit recommencer le parcours depuis le début s'il le souhaite.

Si un Membre Actif ne tient plus aucun Rôle, cela peut justifier son exclusion de la communauté pour raison de désengagement, sur demande de n'importe quel autre Membre Actif à l'occasion d'une réunion du Cercle d'Orientation.

Ton quotidien dans le Clan

Interaction quotidienne

En tant que membre du Clan, tu interagis physiquement et en ligne avec les autres membres, au quotidien. C’est à travers cette interaction que nous disons que Le Clan est un état d’esprit et un style de vie.

Interactions physiques :

Les membres du Clan interagissent régulièrement dans nos locaux. Ceux qui peuvent se déplacer se rassemblent dans le même lieu pour passer un moment ensemble. Des rencontres, des soirées, des déjeuners, … sont régulièrement organisés.

Interactions en ligne :

Certains membres préfèrent travailler à distance en raison de leur activité. C'est pourquoi nous gardons également de riches interactions en ligne (sur Slack notamment), en construisant un fort sentiment de communauté à travers des conversations quotidiennes.

Aperçu

Entraide

Aider les autres membres est la meilleure chose que tu peux faire dans Le Clan : tu les aides à grandir, et tu grandis toi aussi par la même occasion. Cela favorise également la naissance de projets réussis.

Voici quelques idées pour aider les autres membres:

• utilise tes compétences pour améliorer le projet de quelqu'un;
• apprend à quelqu'un quelque chose de cool;
• partage des opportunités (concerts, emplois, conférences, invitations à des événements);
• connecte les membres avec les gens qu'ils devraient rencontrer.

Tu recevras des mises à jour sur les projets en cours et les difficultés auxquelles les autres membres sont confrontés chaque semaine sur Slack, donc tu peux facilement y accéder si tu le souhaites.

Quand quelqu'un t’aide, n'oublies pas de partager ta gratitude au reste du Clan (sur Slack par exemple).

Recruter des nouveaux membres

Nous sommes constamment à la recherche de nouvelles personnes qui partagent nos valeurs.

Nous pensons vraiment que nous avons toujours de nouvelles choses à apprendre des autres et que la diversité est la clé. C'est pourquoi nous mettons beaucoup d'efforts pour toujours intégrer de nouvelles personnes. Nous sommes toujours curieux de découvrir de nouveaux “Je”.

Nous voulons apporter la plus grande diversité possible dans le Clan pour créer les conditions parfaites pour grandir ensemble.

L’écoute des opportunités :

• Tout le monde reste à l’écoute des nouvelles opportunités;
• Les informations sont partagées en toute transparence sur Slack et Trello;
• Si tu as identifié une opportunité et que tu as besoin de constituer une équipe, les outils en ligne sont là pour te faciliter la tâche. Les autres membres sont également à ta disposition pour t’accompagner;

Moments de rencontre et partage

SUMMIT : Tous les 3 mois, nous organisons le Summit. C’est le plus grand rassemblement du clan. Un moment pour faire le bilan, se former et préparer l’avenir du Clan.

Réunion de triage du cercle d'orientation : une fois par mois et réservé aux membres

Les décisions prises dans le Clan

Les actions et décisions prises dans le Clan sont toutes consignées dans le logiciel GlassFrog.

Divers

Contacter le Clan

Email : hello@leclan.re

Références et sources d’inspiration

“Reinventing Organizations” de Frédéric Laloux Mangrove.io MakeSense IGI Partners

Annexes

Les outils de prise de décision

Nous mettons à disposition, dans ce playbook, les outils que nous utilisons pour décider et agir au sein du Clan. Ces outils sont amenés à évoluer au fur et à mesure de notre exploration. Ils servent de base à une collaboration saine et enrichissante.

La prise de décision par consentement

Le processus de décision par consentement est le mode de décision privilégié au sein de la Communauté.

Le processus de décision par consentement consiste à prendre des décisions à l’unanimité, en tenant compte : au mieux des contributions individuelles, a minima des limites de ceux qui devront vivre avec la décision et/ou la mettre en œuvre. Il permet d’inclure tous les membres d’un cercle dans une décision qui concerne le cercle et dont tous seront ensuite solidaires dans la mise en œuvre. Une décision n’est prise par un cercle que si elle recueille le consentement de tous, c’est-à-dire si personne n’a d’objection à sa validation.

Le processus de décision par consentement est défini comme suit et est incarné par un facilitateur. Dans tous les cas, laisse toi porter par celui-ci et n’hésite pas à poser des questions après coup.

0 - Point étudié

Le facilitateur rappelle le point en cours de traitement en redonnant son intitulé.

0 - Ecoute du Centre

Chacun-e est invité-e à formuler les éléments importants relatifs au point traité. Cette phase peut s’effectuer sous forme de x tours de cercles. Cela peut-être un temps à part entière.

0 - Elaboration de la proposition argumentée

Il est conseillé de faire une proposition simple au départ, qui sera transformée par intelligence collective au travers du processus de la GPC. Á l'écoute du centre, le facilitateur peut demander à une personne, de formuler une proposition ou quelques personnes peuvent constituer un groupe d'amélioration qui va plancher sur l'élaboration écrite et argumentée de la proposition.

0 - Présentation de la proposition écrite

Une personne est "porteuse" de la proposition. Une seule proposition est traitée à la fois.

Une bonne proposition :

• prend en compte des éléments avancés lors de l’écoute du centre;
• est claire et simple à comprendre par tout le groupe;
• est acceptée par tous comme une base de travail à approfondir;
• n’appartient plus à celui qui l’a faite une fois qu'elle est présentée et clarifiée.

1 - Clarifications

“Est-ce clair? Est-ce que je comprends? “

Chacun-e pose des questions en vue de comprendre la proposition dans son ensemble. C'est le porteur qui répond et clarifie les éléments de la proposition. L’objectif est d’ôter tout doute ou possible interprétation erronée de la proposition. Le porteur ne répond pas aux "pourquoi … ?" Il ne s'agit pas d'exprimer ce que l'on ressent vis à vis de la proposition. Le porteur peut répondre “cela n’est pas précisé dans la proposition” ou “je ne sais pas”.

2 - Ressentis

“En quoi la proposition vient satisfaire mes besoins, ou ceux du projet par rapport à l’organisation?”

Chacun-e s’exprime à son tour sur ce que la proposition lui évoque. C’est là qu’un maximum d’informations peuvent être exposées afin de nourrir le proposeur pour lui permettre d'amender la proposition en phase 3. Le proposeur tente d'avoir une écoute large, de saisir la température globale qui se dégage au centre.

3 - Amendement

Le proposeur est invité, sur la base de ce qu'il a entendu, à, éventuellement:

• re-clarifier la proposition;
• amender la proposition : proposer des modifications (ajouts, retraits);
• retirer la proposition : s'il s'avère qu'elle n'est pas pertinente. En cas de retrait, le processus reprend à la phase 0 avec une nouvelle proposition.

Dans tous les cas, il invite les personnes à essayer d’émettre des objections

4 - Objections

“Ce ne sont pas des préférences, des avis, d’autres propositions. C'est ce que je considère être des limites pour moi et pour la mise en oeuvre du projet.“

Le facilitateur fait un tour pour savoir si les membres du groupe ont des objections en posant la question suivante : Voyez-vous une raison qui fait que l’adoption de cette proposition cause du tort ou nous fait régresser ? Dans un premier temps, ils sont juste invités à dire si "oui", ou "non" ils ont une objection. S’il n’y a que des "non", la proposition est adoptée. Aller directement en célébration.

S'il y a des objections elles sont écoutées et traitées une à une. La formulation d'une objection n'est pas la formulation de la solution à celle-ci. Le facilitateur se centre sur l'obtention de la formulation de l'objection. Il note les objections au tableau et le prénom de qui les porte. Émettre une objection, c’est s’en défaire comme quelque chose de personnel pour en faire la richesse du groupe. Une objection est un véritable cadeau pour le groupe : elle va lui permettre d’aller plus loin en explorant des parties de la proposition encore inexplorées.

LE FACILITATEUR TESTE LES OBJECTIONS

La facilitateur pose les questions suivantes pour tester si l’objection est valide ou pas. L’objecteur y répond en apportant un rapide argumentation :

Le facilitateur ne juge pas de la correction de l’argumentaire, il doit juste vérifier que l’objecteur a bien fait l’effort de réfléchir à une argumentation.

Si elle est invalide, elle est tout simplement supprimée et le facilitateur teste les objections suivantes.

Sinon, d'abord, identifier si une objection annule la proposition. Si c’est le cas, retour en 0.

5 - Bonification

Le facilitateur traite les objections (celles qui sont valides, donc) une par une. Les objections posées au centre deviennent celles du groupe. La discussion est libre, chacun peut apporter des solutions dans le but de lever l’objection traitée. Le facilitateur s'assure régulièrement de voir si l'objection se lève auprès de la personne qui l'a émise. Si une solution lève l'objection d'une personne celle-ci en informe le groupe. Après un tour de levée d'objections, s'assurer que de nouvelles ne sont pas apparues. Lorsqu'il n'y a plus d'objection, il y a consentement mutuel. La proposition est adoptée.

6 - Célébration

Pour marquer le fait que la décision a été prise en consentement mutuel. Se féliciter pour cette étape franchie en groupe. Au groupe de définir la manière dont il va célébrer cela (applaudissement, repas, fête…).

L’élection sans candidat

L’élection sans candidat permet de faire des choix pour l’attribution de rôles ou de fonctions au sein du cercle ou du clan.

Elle peut aussi servir à faire tout autre choix (options stratégiques, sujets prioritaires à aborder…) pour lequel plusieurs options se présentent, en bénéficiant de l’avis de tous.

L’élection sans candidat s’appuie sur le processus de décision par consentement.

Les personnes ainsi choisies par consentement pour un rôle ont la confiance de leur cercle.

L’élection sans candidat est définie comme suit et est incarnée par un facilitateur. Dans tous les cas, laisse toi porter par celui-ci et n’hésite pas à poser des questions après coup.

0 - Définir la fonction

Il s'agit de clarifier les missions afférentes au poste. Quelles tâches? Quelles responsabilités? Quel périmètre d'action? La fonction est généralement déterminée en amont. Une écoute du centre suivie d'une gestion par consentement peut permettre au groupe de l'établir.

0 - Définir le mandat

Combien de temps? Quelles conditions? (rémunération, nombre d’heures,…)

0 - Définir les critères de choix

Chacun-e exprime, selon son point de vue, quels seraient les critères pour remplir la fonction déterminée. La parole est au centre. Les critères peuvent être contradictoires. Ils pourront être la base de l'argumentation qui suivra, mais pas de façon restrictive. Cela permet une écoute globale par le groupe. Le secrétaire écrit ce qui émerge sur un tableau afin que les informations soient visibles de tous-tes. Il peut reformuler mais il ne censure, ni ne réinterprète ce qui est proposé.

1 - Voter

Chacun-e vote sur un papier collant, écrit son nom et pour qui il/elle vote: "Moi X… je vote pour Y…". Ce n'est pas un vote "à bulletin secret". Il est inutile de plier le bulletin de vote. Le secrétaire récupère les papiers collants et les transmet au facilitateur.

2 - Dépouiller

« X.. tu as voté pour Y.., peux-tu nous dire pourquoi?»

Le facilitateur lit à voix haute les résultats , il demande à chaque personne les raisons de son choix. Chacun-e, au fur et à mesure du dépouillement, va argumenter son choix au groupe, va mettre en avant les qualités qu'elle voit chez la personne proposée et les raisons pour lesquelles elle pourrait remplir la fonction attendue. Au tableau le secrétaire inscrit le nom de la personne proposée et aligne en face le ou les papiers collants.

3 - Report de voix

« À l’écoute des arguments, qui souhaite reporter sa voix?»

Á l'invitation du facilitateur, et à l'écoute des arguments lors du dépouillement, chacun-e peut s'il-elle le souhaite reporter sa voix vers une autre personne ayant été proposée en 2. Ce n'est pas obligatoire. La parole est au centre. La personne qui effectue un report argumente son réajustement. Si une personne n'obtient plus aucune voix à la fin de cette étape elle ne sera plus éligible pour la suite du processus.

4 - Proposition

Le facilitateur va demander au groupe si quelqu'un-e a une proposition de personne parmi les nominé-e-s. Cette proposition sera le départ d'un processus de gestion par consentement afin d'élire la personne qui sera proposée. La proposition peut concerner toute personne ayant au moins une voix après le tour 4. Cette procédure qui ne propose pas de fait la personne ayant le plus de voix (système majoritaire) a été introduite par Gilles Charest. Elle nécéssite de faire appel à la sagesse du groupe. Le facilitateur peut proposer un temps de centrage en silence afin de permettre à chacun-e de percevoir en son for intérieur quelle serait la personne adéquate pour le poste. Á ce stade, se remémorer le changement de paradigme proposé par l'élection sans candidat: n'est pas recherchée la "meilleure" personne, mais celle qui saura répondre à la fonction spécifiée.

5 - Objections

Le facilitateur fait un tour en s’adressant à chacun-e pour savoir s’il y a des objections à ce que la personne proposée soit élue à la fonction. Dans un premier temps, est juste évalué le nombre d'objections. Le facilitateur ne s'adresse pas encore à la personne proposée. Elle sera consultée en dernier. S'il y a des objections, elles sont écoutées. Le secrétaire note les objections au tableau et le prénom de qui les porte. Les objections ne sont pas formulées contre la personne, elles ne marquent pas le fait d'une préférence pour une autre personne.

6 - Bonification

Le facilitateur, en fonction du nombre d'objections et de leur variété, a la possibilité de:

• Retourner en 4. et demander si quelqu'un-e a une autre proposition, afin de voir si une autre personne proposée serait plus à même d'être élue avec moins d'objections à lever.
• Traiter la-les objection-s. Le facilitateur traite les objections une par une. Les objections sont devenues celles du groupe. La discussion est libre, chacun peut apporter des solutions dans le but de lever l’objection traitée. Le facilitateur s'assure régulièrement de voir si l'objection se lève auprès de la personne qui l'a émise. Si une solution lève l'objection d'une personne, celle-ci en informe le groupe.

Quand toutes les objections sont levées, le facilitateur s'adresse à la personne proposée et lui demande si elle a une objection à être élue:

• Si "non", la proposition est adoptée. Aller en célébration;
• Si "oui", traiter l'objection. Si l'objection argumentée est non levable: retour en 4 .

Lorsqu'il n'y a plus d'objection il y a consentement mutuel. La personne est élue !

7 - Célébration

Pour marquer le fait que l'élection a été prise en consentement mutuel. Se féliciter pour cette étape franchie en groupe. Au groupe de définir la manière dont il va célébrer cela (applaudissement, repas, fête…).

Résolution de conflit

Les conflits arrivent. C’est normal.

Première étape : Discuter

Parle avec la personne concernée. Prends le temps de vraiment la comprendre et de t’exprimer de manière constructive. Les 4 étapes de la Communication Non Violente (CNV) peuvent t’aider :

Lorsque je vois que ………………………… (décrire la situation en termes d'observation partageable), je ressens …………………………. (exprimer les sentiments et attitudes suscités dans cette situation), parce que …………………………………………………………………………………………………….. (clarifier le.s besoin.s).

Pourrais-tu s’il te plait ……………………………………………………..(faire une demande respectant les critères suivants : réalisable, concrète, précise et formulée positivement. Si cela est possible, que l'action soit faisable dans l'instant présent)

Cependant, il ne s'agit pas d'une manière de parler qu'il faudrait suivre à tout prix. Les concepts proposés sont des repères, destinés à faciliter l'expression de la bienveillance, et non pas des règles à suivre. On remarquera alors par exemple si nos besoins ne sont pas clairs pour notre interlocuteur, ou si au contraire, les besoins de notre interlocuteur ne nous apparaissent pas clairement.

Dans une situation de communication, l'ordre de présentation des étapes est indifférent.

Deuxième étape : Solliciter un facilitateur

Si ça ne marche pas, choisis une tierce personne comme facilitateur (de préférence un membre du CLAN). Cette personne t’aidera à trancher.

Troisième étape : Trouver une solution créative

Si ça ne marche toujours pas, demande conseil auprès des autres membres de la communauté pour déterminer si un problème d'adhésion est en jeu. Si c'est le cas, tu peux lancer des actions relatives à cela (demande d’exclusion, etc.). Si ce n'est pas le cas, toi et les autres membres qui t’aideront devront faire preuve de créativité dans ce conflit. Décider par consentement peut être un piste.