Entraide et coopération

Ingrédient N°1 = Définir un but, une intention commune

Définir un but ou une intention commune est essentiel pour que la coopération fonctionne. C’est d’ailleurs le pré-requis indispensable pour composer un collectif. Sans intention commune, un groupe devient une simple juxtaposition de buts hétéroclites d’individualités.

Chaque membre du collectif comprend et partage les enjeux de ces intentions et voit comment sa contribution personnelle participe à les atteindre.

Concrètement, des outils existent pour animer des séquences de travail autour de la vision, la raison d’être d’un projet, outils à découvrir et à expérimenter !

Ingrédient N°2 = Élaborer et poursuivre une stratégie commune

Un deuxième ingrédient pour la coopération est la capacité du groupe à élaborer et poursuivre une stratégie commune. Quelles étapes suivre ? Quel chemin prendre ?

Une stratégie claire constitue le fil conducteur qui guide pas à pas les actions de chaque membre de l'équipe.

Définir une stratégie c’est aussi se mettre d’accord collectivement sur nos attentes en terme de vécu durant cette expérience commune. Est-ce qu’on veut vivre une expérience plutôt légère, amusante, ou une expérience challengeante, rythmée, relever un défi ? C’est un élément rarement posé explicitement dans la vraie vie en début de projet.

Ingrédient N°3 = Un cadre, des règles clairs et connus de tous

Pour réussir à oeuvrer ensemble dans un but commun, un autre ingrédient est de poser un cadre et des règles partagés et explicites. Cela va être déterminant pour la réussite du projet et la qualité des interactions du groupe. A l’échelle du Clan cela se matérialise par exemple par nos Statuts ou notre Playbook. Mais ces éléments peuvent également se définir à l’échelle de chaque Cercle. Imaginez une partie de jeu de société où les règles du jeu ne sont pas claires, ou maîtrisées par au moins un ou plusieurs joueurs autour de la table : on tâtonne, on perd du temps, on se dispute sur un point de règle…

Savoir poser collectivement le cadre, les règles (et les réviser si besoin) est un des ingrédients clef de la coopération.

Ingrédient N°4 = Des rôles clairs et connus de tous

Au delà des règles du jeu, dans les projets il y a souvent des rôles à tenir, des responsabilités propres confiées à certains individus. Les modèles de gouvernance partagée reposent beaucoup sur l’identification, l’explicitation de rôles et leur attribution à des membres. Ces rôles confèrent des périmètres d’autorité, d’autonomie et sont alors des espaces de responsabilisation individuelle.

Il sera important de découvrir et d’expérimenter des mécanismes d’attribution des rôles du Clan, comme par exemple l’élection sans candidat.

Ingrédient N°5 : Assurer une diversité de connaissances, de talents et d’expériences

L’intelligence collective ne fonctionne réellement que lorsque les personnes réunies présentent une belle diversité de profils, d’opinions, d’expériences, de compétences.

Cette diversité est un pilier de l’intelligence collective, elle permet de disposer de ressources cognitives et de compétences variées pour appréhender un problème, pour aborder un projet.

Elle est à encourager et à accueillir tout au long du projet : permettre à chacun de se sentir reconnu et entendu, y compris lorsque ses points de vue et idées peuvent paraître étonnants, inhabituels.

Chaque membre est invité à adopter une posture d’accueil et de curiosité de l’autre, posture à développer et à préserver.

Ingrédient N°6 : Favoriser un sentiment d’appartenance

Le sentiment d’appartenance c’est le fait de se sentir pleinement faire partie d’un groupe donné, de s’y sentir bien, reconnu, d’y avoir ses repères, de connaître ses habitudes, ses symboles, etc.

Réunir X personnes autour d’une table ne suffit pas à créer un sentiment d’appartenance. Ce sentiment se construit, se cultive, s’entretient.

Cela peut passer par l’instauration de rituels (modalités de réunions régulières et stables, célébration des anniversaires, partage des succès, repas pris ensemble, etc), par le renforcement de la qualité des liens entre les membres (se connaître, s’apprécier) ou encore par les symboles externes du projet (identité visuelle définie, nom du projet).

Le sentiment d’appartenance va aussi reposer sur la clarté sur qui fait partie du groupe et qui n’en fait pas partie. Suis-je bien membre de ce groupe là ? On parle de la membrane du collectif, ce qui distingue l’intérieur de l’extérieur. Cela peut passer par l’explicitation de critères pour intégrer le collectif, parfois associés à des rituels d’entrée ou de sortie du collectif.

Ingrédient N°7 : Avoir une bonne connaissance de soi-même

En intégrant un collectif, il est fondamental de comprendre comment nous fonctionnons nous-même individuellement.

Suis-je plutôt introverti/extraverti/cela varie t’il selon le contexte ? Quel rôle ai-je tendance à prendre naturellement dans un projet ? Plutôt leader? Adaptable ? Indépendant ? Médiateur ? Provocateur ? etc. Quels sont les besoins que je cherche à nourrir avec ce projet ? Quelles sont mes valeurs, quelles sont les causes qui me sont chères ?

Se connaître et identifier ses points forts ou points de vigilance à avoir en lien avec le collectif ainsi que nommer pour soi-même ses attentes, des intentions est indispensable pour intégrer au mieux un projet et une équipe.

Cela peut passer par des tests de personnalités, un travail de développement personnel ou tout simplement des temps d’introspection, d’observation et d’écoute de soi-même.

Ingrédient N°8 : Travailler sur ses blessures

Le travail collaboratif peut être un formidable levier de motivation mais c’est aussi un espace qui va venir générer des tensions, des frictions, des émotions.

Si le groupe peut, par ses modes de communication, de prises de décision favoriser le bien-être de chacun et rendre la collaboration plus agréable, il est aussi de notre responsabilité individuelle de travailler à notre développement personnel pour favoriser la qualité de nos interactions et de nos réactions vers les autres.

Notre parcours de vie, notre enfance, nos relations passées peuvent avoir généré des blessures individuelles qui se réactivent facilement et de façon très marquée par moments, notamment au contact de certaines situations ou certains profils de personnalités : blessures de rejet, de trahison, d’abandon, d’injustice, d’humiliation, rapport difficile au fait de donner, de recevoir, de demander, de rendre, etc

Un travail sur soi individuel est à mettre en oeuvre en parallèle de son implication dans un projet pour identifier, explorer et lâcher prise sur ses blessures individuelles.

Ingrédient N°9 : Trouver et prendre sa place

Qu’on soit parmi les fondateurs-trices d’un projet ou qu’on rejoigne un collectif déjà en place, trouver et prendre sa place dans la dynamique collective est à la fois très important et challengeant.

Pour certain(e)s cela sera relativement facile, évident, naturel pour d’autres cela sera plus compliqué, moins fluide. La différence repose sur nos profils psychologiques et relationnels personnels, sur nos croyances, sur notre confiance en nous et aussi sur la dynamique collective et le profil et l’ancienneté des autres participant(e)s au projet.

Des aspects dépendent se soi : oser et assumer prendre une place, éviter les phénomènes d’autocensure, observer le collectif, les personnes, prendre le temps de comprendre, ne pas juger, oser prendre la parole, questionner, requestionner, proposer, donner son point de vue, etc. Des aspects dépendent du groupe : quelle ouverture donnée pour tous les profils de personnalité, nouvelles idées, nouveaux paradigmes, pour les initiatives ? Quelle confiance accordée à de nouveaux venus ? Comment le groupe et les membres qui le composent donnent-ils de l’espace pour trouver aider chacun à trouver sa place ?

Ingrédient N°10 : Porter attention à la répartition des tâches

Généralement, un projet collectif est constitué de nombreuses tâches à mener de front, en simultané. Une des conditions de réussite d’un collectif est de bien répartir les tâches entre les membres du groupe, à la fois en fonction des compétences, appétences mais aussi de façon équilibrée, tant en quantité qu’en qualité, en satisfaction vécue par les personnes.

Il s’agit aussi pour chacun de se responsabiliser dans les tâches prises en charge. Ne pas se surcharger soi-même, anticiper notamment le fait qu’en multipliant les projets en parallèle ou en se positionnant sur trop d’actions à la fois, il peut y avoir des phases où cela sera ingérable. Le risque étant d’arriver au bout de ses limites personnelles et aussi de mettre les projets ou le collectif en péril.

Ingrédient N°11 : Faire sa part, tenir ses engagements

Faire sa part et tenir ses engagements, c’est participer activement à un effort commun et respecter sa parole. C’est un élément indispensable pour bâtir la confiance et travailler en harmonie avec les autres membres.

Pour que le groupe avance sereinement et que le projet progresse au mieux, chaque membre du collectif doit se montrer à la fois responsable et fiable.

• Être responsable en prenant en charge des actions, des rôles, des fonctions au sein du projet.
• Être fiable en honorant sa parole, en faisant ce qu’on a dit qu’on ferait, en respectant les délais annoncés. Mais ça peut aussi être en signalant les difficultés rencontrées, en alertant le collectif si on ne s’en sort pas.

Faire sa part passe aussi dans la vie quotidienne du collectif par venir régulièrement aux réunions ou prévenir de ses absences.

Ingrédient N°12 : Favoriser entraide, soutien, solidarité

Dans notre société hyper individualiste et mettant en valeur les self-made man/woman ou auto-entrepreneurs(euses) solo on a parfois tendance à penser que la bonne façon de faire les choses c’est de les faire seuls, en totale autonomie et sans rien demander, sans rien attendre des autres. Demander de l’aide ou du soutien est ainsi parfois vécu comme un aveu de faiblesse, comme un échec et s’accompagne d’un sentiment négatif, d’incapacité à faire seul(e).

Pourtant cette vision n’est qu’une vue de l’esprit, n’est qu’un système de croyance forgé par notre culture et notre environnement.

Au contraire, de nombreuses études démontrent que développer les espaces d’entraide et de solidarité a des effets positifs sur tous les membres du groupe, celui qui donne, celui qui reçoit et aussi sur la qualité des liens qui les unissent.

Il est donc intéressant dans la répartition des tâches et leur mise en oeuvre, d’encourager au travail à plusieurs sur un même sujet, à la collaboration, non seulement à l’échelle du projet mais aussi à l’échelle des actions à mener, surtout si cela apporte soutien et énergie à quelqu’un qui en a besoin.

Il convient aussi de proposer son aide si on constate que quelqu’un prend du retard ou semble avoir des difficultés. Sans tomber dans un triangle sauveur-bourreau-victime, c’est trouver le juste dosage pour venir en appui ponctuellement à un autre membre du collectif. Attention par contre à ne pas exagérer le trait avec un groupe qui ne laisserait plus d’espace pour des initiatives individuelles, plus d’espaces de réalisation personnelle pour ceux et celles qui en ont besoin ou envie.

Mener un projet collectif c’est trouver cet équilibre entre le faire ensemble et le faire seul au bénéfice du groupe.

Ingrédient N°13 : Être vigilant à l’atteinte des limites individuelles

Lorsque l’un des membres du collectif atteint ses limites physiques ou psychiques sans l’avoir exprimé ou sans que le groupe ne l’ait entendu ou vu, cela peut conduire à des ruptures fortes de système. La personne peut en arriver à quitter le projet, à quitter l’équipe. Ce départ se fera progressivement ou du jour au lendemain - retards, absences, engagements non tenus, pas de proactivité, pas de réponses aux messages, pas de prise de nouvelles actions, départ, démission, abandon

Il est très important d’être en mesure de s’apercevoir que l’on arrive à un niveau critique de sa propre gourde. Cela permet déjà soi-même trouver des solutions et mettre en place des stratégies qui améliorent la situation.

Il est également important de l’exprimer suffisamment tôt à ses co-équipiers pour que le collectif, la structure, puissent nous venir en aide pour trouver des solutions. Ne pas attendre qu’on vienne nous demander si ça va pour exprimer un état de mal-être, une fatigue, un ennui - responsabilisation individuelle.

Le collectif a lui aussi sa part de responsabilité dans la vigilance aux niveaux des gourdes individuelles. Les groupes de projet, collectifs de travail peuvent instaurer des rituels de débuts de réunions, débuts de journées où chacun sera invité à exprimer comment il va.

Par ailleurs, l’organisation du travail ou les prises d’initiatives individuelles doivent conduire à aménager des temps conviviaux, informels, où il sera plus facile pour certains de parler de leur fatigue, de leur niveau d’énergie ou d’envie que lors de temps un peu artificiels que peuvent être les tours de parole de début de réunion.

Attention en particulier à ceux parmi nous qui sommes “des durs à cuire” ou des maîtres de la “poker face”, qui jouons à jeu fermé, sans se préoccuper jamais de notre jauge d’énergie et/ou sans la montrer à personne. Notre gourde donne l’illusion d’être pleine alors qu’elle peut être sur le point d’être à sec.

Ingrédient N°14 : Mutualiser des ressources

Savoirs, compétences, outils, matos, énergie, véhicules, applications, budget, livres… qu’elles sont nombreuses les ressources dont nous disposons pour mener à bien un projet !

Notre société nous habitue à être chacun et chacune propriétaire de tout ce dont on a besoin, à être pleinement autonome, autosuffisant et valorise très peu le partage des ressources, la mise en commun, l’économie de la fonctionnalité. C’est un travers sociétal à compenser dans nos projets avec une réflexion autour de ces sujets et un “réflexe partage” à prendre et à développer. Ce “réflexe partage” consiste à prendre l’habitude de mettre des choses en commun en lien avec le projet : de partager les bons plans, les outils, les budgets, les compétences, les trajets, les réflexions, les prises de conscience, les lectures, etc.

Ingrédient N°15 : Accueillir sincèrement et avec curiosité le point de vue de l’autre

Accueillir sincèrement et avec curiosité le point de vue de l’autre est une posture fondamentale à intégrer dans un projet collectif. Un vrai muscle à entraîner !

Très souvent quand on écoute quelqu’un d’autre, surtout si on ne partage pas son point de vue, on a tendance à l’interrompre, commenter, juger réagir (parfois juste en silence dans sa tête). En général en même temps qu’on l’écoute on prépare déjà sa réponse, ses arguments, pour le convaincre, le conseiller, lui faire adopter notre point de vue.

L’idée est de s’entrainer à pratiquer une écoute différente, avec pour intention de départ une grande curiosité à la façon dont l’autre voit le monde. En Communication Non violente on utilise souvent la métaphore de la colline, où deux personnes voient un arbre depuis leurs collines respectives, une personne voit un côté de l’arbre avec des fruits mûrs et l’autre personne voit un côté de l’arbre avec des fruits verts. Et sans faire l’effort d’aller voir la situation depuis l’autre point de vue, chacun reste là à débattre de la couleur des fruits et s’agace de plus en plus.

Ca semble simple mais ce n’est pas évident du tout, surtout si on n’est pas d’accord avec l’autre, si on vient de contextes culturels, d’univers différents ou que la situation nous touche, présente un enjeu fort ou qu’on est pressé par le temps.

Des freins entravent la qualité d’écoute, les connaître peut aider à les lever :

• les distractions : externes comme les notifications, ou internes comme le cerveau qui part dans son délire,
• les jugements et préjugés : nos propres opinions peuvent bloquer notre écoute : essayez donc de garder à l’idée de comprendre avant tout, ou a minima de se relier, sans chercher à avoir raison
• les émotions fortes : il est important de se rendre compte que si le sujet nous touche ou si on a déjà un historique conflictuel avec la personne c’est alors plus difficile de rester calme et ouvert à son point de vue.

Ingrédient N°16 : Avoir confiance en l’autre

La confiance, vaste sujet ! Inspirer confiance, donner confiance, donner sa confiance, mériter la confiance des autres.

Le travail en collectif va venir challenger régulièrement cette notion chez les uns et les autres. Comment faire confiance à quelqu’un qu’on ne connaît pas ? Cette personne est-elle fiable ? Est-elle compétente ? Les projets que nous avons déjà vécus ensemble se sont-ils bien passés? Cette notion de confiance sera d’autant plus challengeante si les enjeux du projet sont importants ou si le projet nous tient particulièrement à coeur.

Un des enjeux de la coopération est de réussir à ne pas être en permanence en vigilance de ce que font les autres, de ne pas se mettre en posture de contrôleur, superviseur des tâches d’autrui.

Il convient de faire confiance aux autres membres sur le fait qu'ils gèrent leur sujet et leurs missions et sur le fait qu’ils vont exprimer leur besoin d’aide ou de soutien le cas échéant. Pour cela, la gouvernance partagée donne des espaces d’autonomie via des rôles, encourage à un haut niveau de communication et donne également accès à des espaces pour que chacun puisse exprimer des tensions.

On remplace des systèmes de contrôle et de vérification par des systèmes de collaboration et d’échanges réguliers et constructifs.

Ingrédient N°17 : Laisser l’autre faire les choses à sa façon

Si simple en théorie, cela s’avère parfois un vrai défi que de laisser l’autre faire les choses à sa façon !

Que la tentation est grande de donner sa recette, sa technique, et comme le cerveau aime que les choses se déroulent comme on le ferait soi-même, comme on en a l’habitude.

Et pourtant pour mener à bien une action donnée il y a tant de chemins possibles et différents !

Le risque en imposant ses idées, ses préférences, sa façon de faire à un autre membre ou à un collectif, c’est la démobilisation et le détachement des autres du projet comme. C’est humain, chacun a besoin de mettre sa pierre à l’édifice, d’un espace de réalisation, de décision. Être le simple exécutant du projet de quelqu’un d’autre n’a généralement rien d’enthousiasmant et ne contribue pas à une implication active.

Cela demande à chacun de lâcher le contrôle, d’accepter l’altérité et de faire confiance en l’émergence d’un résultat certes différent de ce qu’on aurait produit seul mais beau, collectif, partagé et apprécié de tous, où chacun ressent avoir eu sa place et l’opportunité de contribuer pleinement.

Ingrédient N°18 : Partager des valeurs communes

Si la diversité des profils, les points de vue différents et les façons variées de procéder sont à embrasser et à encourager dans les projets, il est aussi important de se retrouver, de se réunir autour de valeurs communes, de choses qui rassemblent, qui rapprochent tous les membres.

Qu’est-ce qui est important pour l’ensemble du collectif dans la façon de gérer le projet ? Quels éléments ressortent comme précieux et incontournables ?

Ce peut être par exemple l’impact écologique du projet, l’inclusion aux handicaps visibles et invisibles, le respect de la règlementation, l’égalité homme-femme, le non recours à l’intelligence artificielle, la place donnée aux émotions, le respect du vivant, etc les thèmes sont infinis !

Il est important pour le collectif émergeant d’identifier ces valeurs communes et de les nommer pour créer du lien, pour avancer sereinement et permettre l’intégration de nouveaux arrivants en conscience et en toute transparence vis-à-vis de ces points incontournables.

Ceci permettra à chacun de se responsabiliser et de décider s’il partage ou non les valeurs de ce collectif avant de s’y impliquer.

Ingrédient N°19 : Développer des qualités de communication : écoute et expression

Qui dit projet collectif dit beaucoup de communication, d’échanges, de partages de points de vue et de prises de décisions collectives.

De fait, la qualité de la communication interpersonnelle est absolument clef pour bien coopérer. Elle repose sur deux piliers indissociables : 1) écouter, comprendre l'autre 2) s’exprimer clairement pour transmettre son message

Loin d’être naturelle et innée, notre capacité à communiquer peut se travailler, s’améliorer. On pense bien comprendre l’autre mais c’est rarement le cas. On pense bien s’exprimer mais en réalité notre message est souvent déformé entre notre intention de départ et l’interprétation que l’autre en fait.

De nombreux outils existent pour améliorer sa communication, dont la Communication Non Violente. Ces outils partent globalement d’un point commun, d’un prérequis : avoir sincèrement l’intention de bien écoute l’autre et de bien se faire comprendre.

Ingrédient N°20 : Faire un bon relais de l’information, œuvrer en transparence, communiquer régulièrement

Si la gouvernance partagée donne une place importante à l’autonomie et à la responsabilisation de chacun au travers notamment des rôles, ce serait une véritable erreur que de travailler seul dans son coin sans communiquer régulièrement sur ce qui fait aux autres.

Communiquer sur ce qu’on fait permet tout d’abord d’assurer une bonne coordination des actions, cela permet aussi à chacun d’identifier si des tensions émergent en lien avec la façon dont les choses sont mises en oeuvre et d’exprimer ces tensions pour les traiter. Cette communication permet aussi de rassurer les membres du collectif sur la bonne avancée des actions. La transparence et le partage d’information contribuent beaucoup à prévenir les malentendus et les conflits potentiels.

Faire un bon relai de l’information signifie aussi éviter la rétention d'informations pour que chacun dispose du même niveau de compréhension et de connaissance pour le bien du projet.

C’est une habitude à prendre, pas forcément si naturelle que ça, que de communiquer très régulièrement sur les informations obtenues, les avancées opérées, et solliciter éventuellement les avis et retours de la part du collectif.

Pour cela l’usage d’outils de communication numériques bien conçus comme Slack par exemple, qui est utilisé par le Clan, est souvent crucial pour la réussite d’un projet collaboratif.

Ingrédient N°21 : Savoir gérer les conflits de façon constructive

Malgré les process mis en oeuvre, la qualité de communication et le partage régulier d’informations, il peut arriver que des conflits émergent ! La résolution de conflits nécessite des compétences à part entière, qui sont importantes à développer, pour soi et pour les autres.

Une approche intéressante et témoignant d’un haut degré de maturité d’un collectif est d’avoir un rapport positif et accueillant vis-à-vis des conflits : avoir la conviction que derrière toute tension, petite ou grande, se cache un cadeau, une révélation, une avancée pour soi-même ou pour le groupe.

On a très souvent tendance à considérer les conflits comme néfastes, tendance à préférer se taire plutôt que partager un point de vue divergent par peur de générer un conflit.

Pourtant, un collectif avec un haut degré de maturité et une bonne qualité de coopération n’évite pas le conflit, il va au contraire volontairement au contact des non-dits et des points de vue potentiellement conflictuels, à l’aide de processus adaptés, car il sait que le collectif et le projet sortiront grandis et bonifiés du traitement de ces crispations ou désaccords ponctuels.

Ingrédient N°22 : Faire des feedbacks constructifs

Bien coopérer implique d’oser se dire les choses et de savoir le faire. Le partage régulier de retours constructifs, qu'ils soient positifs ou correctifs, appelés feedbacks, est fortement préconisé entre membres d’un groupe pour une coopération efficace.

La pratique régulière et bien mise en oeuvre du feedback est un levier puissant pour partager ses perceptions, pour faire grandir le collectif et les individus, pour envoyer des signaux de reconnaissance et motiver. Dans certaines situations les feedbacks peuvent aussi permettre d’éviter les non-dits voire être une porte pour aborder des sujets difficiles.

Alors bien sûr il y a l’art et la manière de formuler un feedback, surtout correctif : il convient de bien choisir le moment, la modalité, les mots, le sujet, le cadre.

C’est finalement une culture du feedback qui est à développer au sein du groupe, pour apprendre à les donner, à les recevoir et créer des espaces réguliers dédiés à ce type d’échanges.

Ingrédient N°23 : Célébrer collectivement les réussites

Si le groupe se concentre souvent sur l’action et la mise en oeuvre de projets, il prend rarement le temps de se poser pour reconnaître et apprécier la réussite d’une étape clef ou la finalisation d’une belle opération. De nos jours on saute trop souvent d'un projet à l’autre sans prendre le temps de reconnaître le travail accompli et de le célébrer ensemble.

Pourtant, ces moments collectifs sont des jalons précieux pour la qualité de la coopération. Ils donnent de l’énergie collective pour aller plus loin et donnent envie de revivre et de refaire des projets ensemble.

Ce sont des occasions à ne pas manquer pour reconnaître les forces des individus et du collectif, ce qui contribue aussi à favoriser et à renforcer le sentiment d’appartenance au groupe.

Astuce : n’attendez pas la fin totale du projet pour célébrer ! Les réussites des objectifs intermédiaires sont aussi à remarquer et à mettre en valeur, pour donner l’impulsion d’aller au bout du projet global.