Réunions de triage

Réunions de triage

Les réunions de triage sont à mener tout au long de la vie d'une action. Elles permettent d'exposer les tensions, de partager des informations entre membres. Elles sont très importantes pour éviter les frustrations et non-dits qui émergent naturellement au sein d'un groupe dès qu'on commence à faire ensemble.

Pour être efficaces, elles doivent être limitées dans le temps. Il est recommandé de ne pas dépasser 1 heure de réunion. La fréquence de ces réunions est à adapter au projet: elle peut évoluer au fil du temps.

Ci-dessous une proposition de déroulé pour ces réunions.

Introduction

Le groupe désigne qui prend le rôle de Facilitateur pour la réunion

Le groupe désigne qui prend le rôle de Secrétaire pour la réunion

Le groupe désigne qui prend le rôle de Maître du temps pour la réunion

Le facilitateur annonce l'intention de la réunion

Centrage sur le groupe et sur le projet

Chacun prend un moment pour couper du reste de sa journée et se rendre présent et disponible pour la rencontre. Cela peut prendre la forme d'une minute de silence.

Tour de connexion

À tour de rôle, chaque participant annonce son niveau de présence au service de l'intention de la réunion. Cette étape permet au groupe d'avoir un aperçu du niveau de présence de chacun, de son humeur, de ses contrariétés personnelles, etc. Les réactions ne sont pas autorisées.

Célébrations / gratitudes

À tour de rôle, chaque participant indique s'il souhaite célébrer un fait en lien avec le projet ou formuler une gratitude envers un membre de l'équipe. Exemples: une avancée importantes, un apprentissage, etc.

Élaboration de l'ordre du jour et discussion des points

Le Facilitateur dresse l’ordre du jour de la réunion de Triage en demandant à tous les participants les points qu'ils souhaitent voir traités. L’ordre du jour peut être enrichi au fil de la réunion par chacun en informant le Secrétaire.

Les points, communément appelés Tensions peuvent par exemple être :

  • Une demande d'information
  • Une information à donner
  • Une proposition d'action
  • Un point de blocage à faire remonter

Le Facilitateur traite les points de l’ordre du jour en invitant la personne qui a apporté le point à engager un échange avec les autres participants jusqu’à ce qu’une piste pour résoudre la Tension soit identifiée.

Si des décisions ou des actions sont acceptées lors de ces discussions, le Secrétaire est chargé de les enregistrer.

Le Facilitateur doit tenter de laisser du temps pour traiter chaque point de l’ordre du jour au cours de la réunion, et pour ce faire, il peut interrompre le traitement d’un point qui prendrait plus de temps que la juste part qui lui revient compte-tenu du temps restant.

Si une décision doit être prise, le facilitateur met en place le processus de décision par consentement.

Remarque: chaque participant peut décider, s'il trouve cela utile pour le groupe, de faire un point sur l'avancée d'une action dont il a la responsabilité. Toutefois, ces partages ne doivent pas occuper une part trop importante de la réunion qui a plutôt vocation à soulever et résoudre les tensions des membres. Chaque membre du Cercle peut également demander explicitement des nouvelles d’une action spécifique.

Programmation de la prochaine rencontre

Le facilitateur propose aux participants de fixer ensemble la date de la prochaine réunion

Tour de déconnexion

À tour de rôle, chaque participant raconte comment il a vécu cette réunion, avec quoi il repart et peut proposer des axes d'amélioration au facilitateur

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